مبحث دوم كارمندان اداري (كارمندان دفتر شعبه)

فهرست مطالب

عنوان صفحه

مبحث دوم: كارمندان اداري (كارمندان دفتر شعبه)

گفتار اول: مشكلات ناشي از عملكرد كاركنان اداري

مشکل اول: فقدان برنامه­ریزی و مقررات خاص در کنترل دادخواستها و شکایات

1ـ شكايت ـ اعلام جرم ـ دادخواست

1ـ1ـ چگونگي تنظيم شكايت

راهكار: تفهیم متحد الشکل شکایات مطابق قانون

1ـ2ـ عدم كنترل شكايت و دادخواست (يا عدم دقت مدير دفتر در كنترل اوليه پرونده)

برخي از عوامل ريشه­اي عدم توجه مديران دفاتر به نقایص دادخواست عبارتند از

راهکار : نكاتي چند در كنترل تكميل بودن دادخواست

الف­ـ امضاء يا اثر انگشت دادخواست دهنده

ب­ـ كنترل مشخصات خواهان

ج­ـ كنترل مشخصات خوانده

د ­ـ تعيين خواسته و بهاي آن مگر آنكه تعيين بهاء ممكن نبوده و يا خواسته مال باشند

راهکار 2 : اقدام به موقع در خصوص دادخواست ناقص

الف­ـ ابلاغ حضوري موارد نقص به دادخواست دهنده

ب­ـ اقدام مقتضي در صورت نقص دادخواست و عدم حضور دادخواست دهنده

ج­ـ نكات لازم­الذكر در اخطاريه رفع نقص

د­ـ توجه در مخاطب اخطار رفع نقص

مشکل دوم : عدم كنترل دادخواست تجديدنظر و فرجام

راهكار: 1ـ استفاده از کارکنان مطلع و آموزش دیده

راهکار 2 : توجیه مدیران دفاتر برای دقت در دادخواستهای حقوقی

راهکار 3 : نظارت رئيس دادگاه­هاي تجديد نظر استان بر عدم پذيرش دادخواست­های تجديد نظر قبل از ارائه به دادگاه­هاي بدوي صادر كننده رأي

راهکار 4 : كنترل و نظارت به وسيله قضات دادگاه در خصوص دادخواست تنظيمي و ثبت شده

راهکار 5 : قرار دادن جايي ذيل برگ دادخواست براي رفع نقص به صورت موارد نقص و تكميل

راهکار 6 : تهيه دستور العمل و ابلاغ آن جهت مكلف نمودن مديران دفاتر براي درج علت احضار و اخطار و امضا و تاييد نمودن احضاريه­ها و اخطاريه­ها

راهکار 7 : تهيه و ابلاغ دستورالعمل عدم پذيرش دادخواست­هاي تجديد نظر قبل از ارائه به دادگاه­هاي

بدوي صادر كننده رأي و نظارت رئيس دادگاه­هاي تجديد نظر استان بر آن

راهکار 8 : تعيين حداقل ضمائم ضروري براي تقديم دادخواست به ويژه در مرحله واخواهي و يا تجديد نظر و با اعمال ضمانت اجراي متناسب

راهکار 9 : آموزش مستمر مسؤولان دفاتر همراه با آزمون در رابطه با دريافت دادخواست در بدو و حين خدمت و تشخيص نوع دعاوي با هماهنگي قاضي

راهکار 10 : الکترونيكي شدن پرونده­ها و سوابق در بايگاني راكد دادگستري

راهکار 11 : اصلاح مقررات در زمينه تهيه و روش­هاي وصول دادخواست

راهکار 12 : استفاده از چك ليست­ها

راهکار 13: بهنگام تقدیم دادخواست و یا شکواییه دقت کافی در زمینه محاسبه و وصول هزینه دادرسی مبذول گردد تا نیاز به صدور و ابلاغ اخطار رفع نقص نباشد

راهکار 14 : پیگیری مستمر، اعلام تخلفات، تشویق محاسن

راهکار 15 : اعلام موارد نقص در بررسي اوليه به ارائه كننده دادخواست براي تكميل قبل از ثبت

مشکل سوم: عدم تعيين وقت دادرسي متناسب

مشكلاتي كه ناشي از عملكرد كاركنان اداري است عبارتنداز

1ـ عدم توجه به تعطيلات رسمي در تعيين اوقات رسيدگی

راهکار: ملزم شدن مدیران دفاتر به استفاده از تقویم در زمان تعیین وقت

2 – عدم لحاظ شرایط ساعات اداری در تعیین اوقات رسیدگی

راهکار: اتخاذ ترتیب مناسب جهت رسیدگی به پرونده­های مهم در ساعات اولیه

3 – تعیین وقت رسیدگی توسط افراد فاقد اطلاعات قضایی

راهكار: تعیین وقت رسیدگی توسط شخص قاضی در پرونده­های مهم

4ـ تعيين وقت دادرسي بدون توجه به فراهم نمودن همه شرايط

راهكار: استفاده از مکانیزم تعیین وقت احتیاطی به جای وقت رسیدگی در صورت مهیا نبودن شرایط رسیدگی

5 ـ تعيين وقت رسيدگي مجدد به جاي تعيين وقت احتياطي

راهکار: تعیین وقت رسیدگی در صورت امکان اصدار رأی

6 ـ رعایت تشریفات آیین دادرسی مدنی با عدم در نظر گرفتن بعد مسافت محل اقامت طرفین دعوی جهت شرکت در جلسات دادرسی

راهکار 1 : دقت در تعیین وقت رسیدگی برای پرونده­هایی که مسافت دادگاه تا محل اقامت خوانده

زیاد

الف ­­ـ توجه به تعيين وقت خارج از نوبت

ب ­ـ توجه به رعايت فاصله زماني ابلاغ و وقت دادگاه

ج ­ـ توجه به امكان حضور اصحاب دعوا با توجه به وقت تعيين شده

د­ ـ ضرورت اعمال ماده100 ق. آ. د. م

هـ ـ توجه به وقت لازم براي رسيدگي به دعوا

مشکل چهارم : تعيين اوقات رسيدگي محاكم كيفري استان

راهکار: مدیریت نحوه تنظیم و تعیین اوقات رسیدگی دادگاه کیفری استان

مشکل پنجم : عدم پاسخگويي كادر دفتري به ارباب رجوع

راهکار: بررسي اخلاقي اجزاء دفاتر و طرز رفتارشان با ارباب رجوع و كارداني و مواظبت كارمندان در

انجام وظيفه

مشکل ششم : عدم همكاري برخي از كارمندان با ارباب رجوع در جهت ابلاغ اخطاريه­ها

راهكار1 : حسن سلوك كارمندان محاكم با ارباب رجوع و پرهيز از رفتار اهانت آميز با ارباب رجوع

راهکار 2 : ابلاغ حضوری اوقات رسیدگی به طرفین پرونده

مشکل هفتم: عدم اجراي به موقع دستورات توسط اعضاي دفتري

راهکار 1 : تعيين اوقات دادرسی و انعكاس آن در دفاتر دادگاه­ها مستقيماً‌ تحت نظر قاضي

راهکار 2 : نظارت مستمر و دقیق بر عملکرد کادر دفتری توسط قضات

راهکار 3: گزارش تخلفات به رؤسای دادگستریها

مشکل هشتم: فقدان نظم اداري و روحيه خدمت­رساني

راهکار: استقرار نظم اداری و روحیه خدمت رسانی

1 – لزوم تقديم پرونده قبل از حلول موعد وقت اداري در صورت انجام دستور دادگاه

2 – کنترل ثبت درخواستها و دادخواستهای تجدیدنظر توسط دفتر و ا رسال به موقع به مرجع تجدیدنظر

مشکل نهم: عدم دقت در نوشتن آدرس مخاطب يا شهود در اخطاريه

راهکار: دقت منشی دادگاه در انجام وظیفه و سرعت در انجام دستورات

مشکل دهم: اعلام تغییر آدرس شاکی و متهم در پرونده­های کیفری و عدم توجه دفتر دادگاه و ارسال اخطاریه­ها و احضاریه­ها به نشانی قبلی

راهکار: الصاق کارت تغییر آدرس و نشانی در نقطه­ای مشخص از پرونده

مشکل یازدهم: ناقص و ناخوانا بودن يا به كارگيري الفاظ نامفهوم براي مخاطب در ابلاغات يا

اخطاريه­ها

راهکار 1 : نظارت بر عملکرد دفاتر و صدور دستورات صحیح و کامل

راهکار 2: دقت در نوشتن اوراق قضایی با خط خوانا و استفاده از کلمات قابل فهم

راهکار3 : استفاده از وسايل مكانيكي نوشتاري

راهکار 4 : يكسان سازي اخطاريه­ها با بهره­گيري از تجربيات مجتمع عدالت

راهکار 5 : استاندارد نمودن رويه­ها و بهره­گيري از الفاظ متعارف در ابلاغيه­ها و دستورات قضايي

راهکار 6 : تهيه نمونه­هاي چاپي آماده و رايانه­اي كردن اخطاريه­ها

راهکار 7 : اهتمام در ابلاغ حضوري اوراق قضايي

نكات لازم در صدور اخطاريه

1ـ تعيين مخاطب و اقامتگاه او و در صورت امكان قيد شماره تلفن

2­ـ قيد زمان و مكان جلسه

3­ـ قيد دستور جلسه در اخطاريه

4 ـ تذكر سابقه ابلاغ

5­­- درج مهر دفتر دادگاه در موارد لزوم

6­ـ صدور اخطاريه علي­حده براي مخاطب متعدد

الف­ـ تنظيم سربرگ اخطاريه

مشکل دوازدهم: عدم تسریع در تحویل اوراق قضایی یا پرونده­ها به مأمورین ابلاغ

راهکار: توجه به نکات لازم در ارسال اخطاریه به مرجع ابلاغ

ب­ـ ارسال اخطاريه به مرجع مربوطه ابلاغ

ج­ـ عدم ارسال اوراق قضايي اشخاص مقيم به وزارت­خارجه يا سفارت­خانه

7 ­­ـ كنترل كامل بودن اخطاريه قبل از ارسال

مشکل سیزدهم : عدم نظارت كافي مدیران دفاتر پس از وصول نسخه ثاني اوراق قضايي از واحد

ابلاغ

راهکار: الزام مدیران دفاتر به نظارت و کنترل اوراق قضایی واصله از واحد ابلاغ

مشکل چهاردهم :عدم الصاق به موقع اخطاریه­ها و احضاریه­ها بر روی پرونده­ها توسط بایگان و تجدید

اوقات دادگاه

راهکار:آموزش حین خدمت و نظارت و مراقبت در کار دفاتر توسط قاضی و مکلف نمودن مدیر دفتر

جهت تاریخ زدن بر روی احضاریه­ها و اخطاریه­ها به محض وصول به دفتر دادگاه

مشکل: عدم کنترل اوراق ابلاغ شده از طرف مدیر دفتر

راهکار1 : بکارگیری نیروهای مجرب و کارآزموده در امر ابلاغ

راهکار 2 : الزام مدیران دفاتر به کنترل اوراق قبل از ضمیمه کردن آن پرونده

راهکار 3 : نظارت بر امر ابلاغ و رعایت نکات لازم در موقع اعاده اخطاریه از مرجع ابلاغ

الف­ـ رعايت مقررات ابلاغ

ب­ـ صدور دستور تنظيم اخطاريه جديد

ج­­­­­­­­ـ كسب تكليف از دادگاه در اعاده اخطاريه به لحاظ عدم شناسايي يا نقل مكان مخاطب بدون سبق

ابلاغ

مشکل شانزدهم : عدم دقت در برگ شماري پرونده­ها

راهكار 1: برگ شماری پرونده­ها به محض تشکیل

راهکار 2 : قراردادن فهرست برای هر پرونده

مشکل هفدهم : تشكيل بدل­هايي ناقص از پرونده­ها در موقع ارسال به مرجع ديگر

راهکار : تشکیل بدل مفید از پرونده­ها در موقع ارسال به مرجع دیگر

مشکل هجدهم: عدم دقت در كنترل پرونده­هاي ارسالي

راهكار1: کنترل پرونده­های وارده به دادگاه تجدیدنظر قبل از ارجاع به شعب

راهکار 2 : تهیه چک لیست کنترل رعایت مقررات قانونی در پرونده­ها

راهکار 3 : تهیه نرم افزار محاسبه هزینه­ها با کمک متخصصین اتوماسیون تشکیلات قضایی

راهکار 4 : بازرسی­های مستمر و هدفمند و تهیه گزارش آماری از اشتباهات کادر دفتری و دادن تذکرات

لازم

راهکار 5 : تأثیر شکل ظاهری پرونده در کاهش اطاله دادرسی

راهکار 6 : تهیه دستورالعمل جامع شرح وظایف متصدیان امور اداری

راهکار 7 : استفاده از برگ خلاصه وضعیت پرونده ملصق به جلد آن

راهکار 8 : آموزش لازم در خصوص چگونگی طرح دعوا و تقدیم لایحه

راهکار 9 : عدم ارسال پرونده به تجدیدنظر و صدور قرار رد دادخواست توسط دادگاه بدوی

راهکار 10 : رعایت نکات لازم قبل از ارسال پرونده به مرجع تجدیدنظر یا دیوان

مشکل نوزدهم: مفقود شدن پرونده­ها و یا برگه­هایی از پرونده

راهكار 1 : برقراری سيستم ثبت اطلاعات الكترونيكي پرونده­ها در مجتمع­هاي قضائي

راهکار 2 : نظارت بر برگ شماري و نظام كد گذاري كنترل پرونده­ها، به ويژه در دادسراها

راهکار 3 : لاك و مهر نمودن سندها و ضمايم مهم پرونده­ها و اعطاي رسيد

راهکار 4 : بسته بندي مناسب پرونده­ها براي جلوگيري از مفقود شدن اوراق

راهکار 5: تهيه و ابلاغ دستورالعمل نحوه تحويل و تحول پرونده­ها و اسناد از بايگان قديم به بايگان

جديد

راهکار 6 : ايجاد سازو كارهاي ارسال پرونده­ها از طريق پيك يا پست سفارش

مشکل بیستم: عدم اتخاذ تصمیم و اقدام فوری به دلیل ارتباط پرونده جدید با پرونده قبلی

راهکار: ملاحظه پرونده جدید با پرونده­های سابق مطروحه توسط دادگاه

مشکل بیست و یکم: عدم ثبت لوایح و دادخواستها به محض وصول و اعطای رسید و تضیع حقوق اصحاب دعوا

راهکار : ثبت لوايح و دادخواست­ها به محض وصول و اعطاي رسيد

مشکل بیست و دوم : عدم ثبت لوایح و ثبت پاسخ استعلامات

راهکار: صدور دستور ثبت لایحه و توجه به فوری بودن آن و پاسخ استعلام توسط دفتر

مشکل بیست و سوم: صدور دستورهای غیر ضروری یا غلط توسط دفتر دادگاه

راهکار: لزوم دقت اعضای دفتری در اصلاح و بازبینی دستورات و تصمیمات قضایی

مشکل بیست و چهارم: بلاتکلیف ماندن پرونده­های جریانی به جهت عدم ارسال پرونده­های استنادی

راهکار 1: تهيه دستورالعمل و ابلاغ اعلام وصول پرونده­هاي استنادي توسط مديران دفاتر و اعلام كتبي به

قاضي

راهکار 2: تهيه دستورالعمل و ابلاغ نظارت قاضي بر دقت در تهيه بدل

راهکار 3: تبيين گردش كار در صدور احكام و قرارها

راهکار 4 : تدوين بخشنامه براي پرهيز از ارسال پرونده استنادي در صورت همزماني رسيدگي آن در

مرجع قضايي اصلي

راهکار 5 : اصلاح مقررات آيين دادرسي در رابطه با پرونده­هاي استنادي با مشخص شدن شيوه و رويه

راهکار 6 : استاندارد نمودن زمان، محتوا و رويه براي ارسال به مرجع درخواست كننده و اعاده پرونده به مرجع اصلي

مشکل بیست و پنجم: ثبت ناقص و يا اشتباه آدرس اقامتگاه طرفين (عدم توجه به تبصره يك ماده 129 ق. آ. د. ك.)

راهکار1 : رعایت دقیق تبصره یک ماده 129 ق. آ. د. ک

مشکل بیست و ششم : تأخیر در رسیدگی به دلیل ارسال اوراق بدون ثبت در دفاتر

راهکار: خودداری از ارسال اوراق قضایی به وسیله اشخاص و استفاده از پیک سفارشی

مشکل بیست و هفتم : كارشناسي­هاي كارمندان غير متعهد و تأخیر در جریان دادرسی

راهکار : نظارت مستمر و بهره گیری صحیح از تشویق کارمندان ساعی و کوشا و تبیه کارمندان خاطی

گفتار دوم­ـ مشكلات ناشي از عدم شرايط مطلوب براي كارمندان اداري

مشکل اول: تفاوت فاحش حقوق کارمند و قاضی در فرآیند رسیدگی­ها و انجام وظیفه کادر غیر قضایی

راهکار

مشکل دوم: پايين بودن سطح حقوق كارمندان اداري

راهکار : رفع مشکلات معيشتي كاركنان اداري

مشکل سوم: مشکلات شخصی و دلسردی کارکنان اداری

راهکار: تحقيق در مورد وضعيت معيشتي و فرهنگي و اجتماعي كارمندان و رسيدگي در بهتر شدن وضعيت

آنان ايجاد برنامه­هاي روحيه بخش در محيط اداري و خارج از اداره

مشکل چهارم : عدم انگيزه به دليل وجود تبعيض و تضاد در نيروهاي اداري

راهکار : رعایت چارت سازمانی و قراردادن افراد در پستها با توجه به تخصص و توانایی­ها

مشکل پنجم: كافي نبودن آموزش­هاي كادر دفتري

راهکار 1: آشنايي و آگاهي دادن كارمندان اداري در خصوص رعايت مقررات و انجام وظايف و تكاليف قانوني

راهکار 2 : سعی در دائمی نمودن آموزش کادر اداری

راهکار 3 : آموزش كارمندان جديدالاستخدام قبل از شروع بكار و استخدام آنها

راهکار 4 : آموزش­های غیرحضوری و مستمر

راهکار 5 : اعلام وظایف قانونی کارمندان دفتری و وظایف مکمل پیش­بینی شده در دستورالعمل­ شماره 3 بصورت تابلو جهت آگاهی و عمل به آن­ها

راهکار 6: تشکیل کارگاه­های آموزشی مناسب کارمندان

راهکار 7 : همکاری مراکز علمی و دانشگاه­ها از طریق اجرای برنامه­های مدون آموزشی به تربیت و تعلیم نیروی انسانی کارآمد

راهکار 8 : حتی­المقدور ثبات پست و جلوگیری از جابجایی­های سریع

راهکار 9 : نظام­مند نمودن جابجایی کارمندان، محدود نمودن صدور ابلاغ داخلی علاوه بر ابلاغ اصلی برای آنان به منظور کارآیی آموزش­های شغلی آنان

گفتار سوم­ـ علل ساختاري و سازماني در مورد كاركنان اداري در حوزه نظام قضايي
كشور

مشکل اول: كمبود كاركنان اداري (كمبود نيروي انساني)

راهکار 1: نیازهای دادگستری استان­ها از لحاظ نیروی انسانی باید توسط هیأتی بررسی و نسبت به تأمین نیروی انسانی اعم از قاضی و کارمند بر طبق چارت تشکیلاتی اقدام شود

راهکار: تأمین نیروی انسانی و بکارگیری نیروهای جوان و با انگیزه

مشکل دوم: کمبود کادر اداری به ویژه در واحدهای ارشاد و معاضدت قضایی و به تبع آن مشکلات عدم طرح صحیح دعوی توسط ارباب رجوع

راهکار1: استخدام و تکمیل کادر اداری به منظور تکمیل چارت سازمانی واحدهای ارشاد و معاضدت

راهكار2: تكميل كادر شعب دادگاه­ها و دفاتر از لحاظ نيروي انساني.

مشکل سوم: مدرك تحصيلي كارمندان در رشته­هاي غير مرتبط

راهکار

مشکل چهارم: عدم تدوين شرح وظايف دقيق هر يك از كارمندان

راهکار: تدوین دقیق شرح وظایف هر یک از کارمندان

مشکل پنجم : عدم نظارت مداوم و مستمر بر عملكرد كاركنان اداري

راهکار: نظارت مستمر و مداوم بر عملکرد کارکنان اداری

مشکل ششم : نامناسب بودن ساختار تعيين وقت رسيدگي

راهكار: اصلاح قوانين و مقررات در جهت كاهش عناوين موارد فوق­العاده در رسيدگي به پرونده­ها

مشکل هفتم: مشكلات سستي و فرسودگي بافت اداري

راهکار: استفاده از شبکه اطلاع رسانی رایانه­ای

گفتار چهارم: ساير كارمندان

مشکل اول: محول كردن دو مسؤوليت در امور اداري به كاركنان

راهکار: خودداري از محول كردن دو مسؤوليت در امور اداري مانند بايگان و ثبات به يك كارمند به

جهت جلوگيري از تأخير در پاسخ دادن به ارباب رجوع

مشکل دوم: عدم مواظبت و انضباط لازم در بايگاني پرونده­ها

راهکار: دقت در تنظيم اوراق و مرتب نمودن آنها

مشكل سوم: عدم وجود نظم و ترتيب در بايگاني پرونده­ها

راهكار 1 : استفاده از رايانه در بايگاني كردن پرونده­ها و دادن نظم ترتيب به آنها

راهکار 2 : به کارگیری افرار مجرب در امر بایگانی پرونده­ها

مشکل 3 : اصلاح سیستم بایگانی دستگاه قضایی

راهکار 4 : بايگاني پرونده­ها در جايگاه خود

راهکار 5 : قرار دادن فهرست برای هر پرونده به منظور دسترسی آسان

راهکار 6 : کنترل وضعیت بایگانی

راهکار 7 : تفکیک بایگانی از لحاظ پرونده­های جریانی از مختوم

راهکار 8 : بازشماری مجدد پرونده­ها

راهکار 9 : اصلاح و ساختار بایگانی جهت دسترسی آسان به پرونده­ها

مشکل چهارم: منضبط نبودن بايگاني­های راكد و عدم دسترسي سريع به پرونده­هاي استنادي

راهکار 1 : فعال كردن سيستم بايگاني راكد

راهكار2 : اهتمام در اصلاح ساختار بایگانی راکد

مشکل پنجم : مفقود شدن پرونده­ها در بایگانی­های راکد

راهکار 1 : اصلاح ساختار بایگانی راکد

راهکار 2 : نظم دادن به بایگانی­ها

مشکل ششم : مفقود شدن برگهایی از پرونده­ها

راهکار 1 : ارسال پرونده از طریق پیک یا پست سفارشی

راهکار 2 : تحویل و تحول پرونده­ها و اسناد از بایگان قدیم به بایگان جدید

راهکار 3 : لاک و مهر نمودن سندها و ضمایم مهم پرونده­ها و اعطای رسید

راهکار 4 : بسته­بندی مناسب پرونده­ها برای جلوگیری از مفقود شدن اوراق

مشکل ششم: عدم تايپ سريع و صحيح دادنامه­ها

راهکار : نظارت بر تایپ سریع و صحیح دادنامه

راهکار 2 : استفاده از رایانه در تایپ دادنامه­ها جهت تسریع در کار

راهکار 3 : آموزش لازم به تمام مسؤولين اپراتور بلحاظ آشنايي با امورالفاظ حقوقي داده شود

راهکار 4 : طراحي و ارائه فرم مربوط به رأي

راهکار 5 : افزایش نیروهای آشنا به تایپ و رایانه

(4 ص146)

مبحث دوم: كارمندان اداري (كارمندان دفتر شعبه)

بعد از نقش اصلي و محوري قضات در امور دادرسي كارمندان اداري دادگستري به نظر دومين عامل مهم انساني در اداره جريان دادرسي محسوب مي­شوند لذا توجه ويژه در سروسامان دادن به وضعيت اين قشر از لحاظ كميت و كيفيت و نيز توجه به وضعيت معيشتي آنها، به طور مستقيم در ارتقاء كيفيت و تسريع در امور دادرسي مؤثر خواهد بود. اگر چه وجود قاضي در شعبه به منزله مغز هر تشكيلات يا شعبه و محكمه­اي است اما كارمندان به منزله بازوان اين مراجع هستند و مغز هر چقدر قوي و مبتكر باشد اگر بازوان به فرمان او نباشد و يا به نحوي دستورات او را اجراء نكنند مغز قوي نيز كارايي زيادي نخواهد داشت لذا اگر در دستگاه قضايي به كارمندان توجه خاص به عمل نيايد اين قوه موفق به وصول اهداف خود به طور كامل نخواهد شد.

در كنار توجه به مشكلات آنان از نظر ارتقاء سطح علمي و نيز سطح معيشت بايستي نظارت و كنترل حساب شده­اي نيز بر عملكرد آنها وجود داشته باشد زيرا بركسي پوشيده نيست كه زمينة بسياري از مشكلات و معضلات دادگستري­ها و انحرافات در بين قضات ريشه در ضعف­ها و انحرافات كارمندان دارد. و يكي از مواردي كه كارمندان مي­توانند نقش مستقيمي در بهبود يا برعكس در تشديد آن داشته باشند موضوع اطاله دادرسي است دوران دادرسي لحظات سخت و طاقت­فرسايي براي اصحاب دعوي محسوب مي­شود و شايد به توان گفت كه گله­مندي و شكايات مردم از قضات و محاكم بيشتر ناشي از اطاله دادرسي است تا نتيجة مثبت يا منفي
پرونده­هاي آنها لذا با توجه به اينكه كارمندان اداري تقريباً تمام اقدامات و مكاتبات و انجام دستورات پرونده­ها را انجام مي­دهند هرگونه قصور و سهل­انگاري آنها خود­بخود سبب تعطيل شدن رسيدگي به پرونده­ها خواهد شد.

(12 ص7)

گفتار اول: مشكلات ناشي از عملكرد كاركنان اداري

مشکل اول: فقدان برنامه­ریزی و مقررات خاص در کنترل دادخواستها و شکایات

مسؤوليت­هايي كه در قوانين و مقررات براي كارمندان اداري پيش­بيني شده قابل توجه مي­باشد. عدم كارايي اين نيروها در اين بخش مي­تواند ضربه­اي مهلك بر پيكره نظام دادرسي وارد نمايد. امروزه آگاهان فني واقف هستند كه يكي از علل و عوامل اطاله رسيدگي به پرونده­ها عملكرد منفي كارمندان شعب محاكم مي­باشد. وقتي دفتر يك شعبه دستورات قضائي را ـ آگاهانه يا ناآگاهانه به صورت قانوني و صحيح انجام ندهد، مسامحه و تعلل و كارشكني صورت گرفته، در هر مرحله­اي مي­تواند ارزش كار قضائي انجام شده يا مورد نياز در پرونده­ها را تحت تأثير قرار دهد و متأسفانه بايد گفت دستگاه قضايي در چند سال گذشته در زمينه جذب نيروي ماهر و متخصص و مورد نياز عملكرد خوب و قابل قبولي نداشته است.

در حال حاضر استخدام و جذب نيرو به شكل سنتي مورد قبول نمي­باشد و مديران منابع انساني در دستگاه قضايي بايد در وهله اول تفكرات و بينش خود را به روز نمايند. نيروهاي استخدام شده در بخش­هاي مختلف اداري دادگستري­ها غالباً توانمندي و كارايي حداقل را هم ندارند. ضعف واحدهاي ذي­ربط در اين زمينه يكي از آفات و آسيب­هاي جدي دادرسي محسوب مي­گردد.

هر يك از محاكم يك نفر مدير دفتر و تقرير نويس (منشي)، ثبات و بايگان دارد و هر يك از آنها داراي وظايف معين از طريق قانون هستند. به طوري كه عدم انجام آنها يا تأخير در انجام آنها موجب تخلف اداري است. هر يك از كارمندان اداري دادگستري بسته به نوع وظيفه به نوعي در دادرسي دخالت دارند.

مدیران دفاتر مکلفند دستورات و مقررات ابلاغ را از حیث زمان به مخاطبی که باید ابلاغ شود (اعم از طرفین پرونده یا وکلای آنان یا نمایندگان قانونی آنان) رعایت نمایند و برای رعایت حقوق بیت­المال، هزینه دادرسی اعم از هزینه برگ­هایی که به دادگاه تقدیم می­شود و هزینه قرارها و احکام را به طور کامل وصول نمایند. بدیهی است عدم رعایت دقیق مقررات به ویژه اوقات، تخلف محسوب و موجب پی­گیری است.

بنابراین مدیر دفتر قلب طپنده دادگاه محسوب می­شود. اگر مدیر دفتر بر وظایف قانونی خود مسلط و نسبت به وظیفه خود احساس مسؤولیت نماید بسیاری از مشکلات جاری در دادگاه­ها حل خواهد شد. اکثر مدیران در انجام وظیفه خود ظهور مطلوب دارند اما تعداد قلیلی از مدیران با دست­آویز قرار دادن تراکم یا معاذیر دیگر خود را از گردونه سلسله مراتب اداری خارج کرده، از تنظیم امور و انجام وظیفه و تعامل با دادگاه طفره می­روند و در نتیجه بی­نظمی در امور حاصل می­شود که این امر در کارکرد سایر کارمندان نیز اثر منفی می­گذارد.

كارمندان اداري دفتر شعبه به دليل ارتباط مستقيم با پرونده، نسبت به ساير كارمندان اداري، در سرعت دادرسي نقش بيشتري دارند. متأسفانه مقدار زيادي از اوقات اداري كارمندان با تغذيه، مذاكرات خانوادگي، مذاكرات سياسي، ارائه مشاوره حقوقي به آشنايان، غيبت غير مجاز و غيره هدر مي­رود. نتيجه اين اعمال جز عدم انجام كارهاي اداري در موعد مقرر و ايجاد بي­نظمي در شعبه مربوطه نخواهد بود. مثلاً تأخير يك هفته­اي صدور اخطاريه در يك پرونده توسط كارمند مربوطه، موجب عدم انجام ابلاغ به موقع آن مي­شود. با توجه به همين تأخير ممكن است نتيجه ابلاغ اخطاريه قبل از تاريخ وقت رسيدگي واصل نشده و به ناچار وقت ديگري براي دادرسي تعيين شود. با دقت در اين مطلب مي­توان فهميد كه ريشه تجديد يك جلسه دادرسي كه موجب تطويل چند ماهه يك دادرسي مي­شود از جانب كارمند دفتري مربوطه است. البته اگر عمليات دادرسي دعاوي ديگر منوط به نتيجه اين دعوا باشد تأثير اين قصور از جانب كارمندان در اطاله دادرسي دوچندان خواهد بود.

(شماره39 ص166)

1ـ شكايت ـ اعلام جرم ـ دادخواست.

1ـ1ـ چگونگي تنظيم شكايت.

شكواييه­ها به شدت سليقه­اي تنظيم مي­شوند و مطالب زايد در آنها فراوان ديده مي­شود. علاوه بر آن اغلب با خطوط ناخوانا و يا جملات نارسا و مبهم نوشته مي­شوند. خواندن دقيق چنين شكواييه­هايي علاوه بر آنكه وقت زيادي را مي­طلبد در عين حال مواردي چون دليل يا ادله شكايت، ضرر و زيان احتمالي ناشي از جرم، دلايل توجه اتهام به متهم و غيره براي خواننده مبهم مي­ماند.

(32 ص49)

راهكار: تفهیم متحد الشکل شکایات مطابق قانون

به منظور جلوگيري از نقص شكايات و سهل انگاري در ارجاع آنها به شعب دادگاه­ها، فرم متحدالشكلي را مطابق با مفاد ماده 69 ق. آ. د. د. ع. ا در امور كيفري مصوب 28/6/1378 تهيه و در اختيار مراجعين قرار دهند. نظر به اينكه ارجاع شكايت در بدو امر به شعب محاكم قضايي، موجب جلوگيري از رفت و آمدهاي اضافي به مراجع انتظامي و تسريع در روند دادرسي مي­گردد لذا امكانات مورد نياز براي ارسال شكايات ابتدايي از شعب دادگاه­ها به مراجعين مهيا گردد.

(شماره 39 ص166)

اگر فرم انعطاف­پذيري درنظر گرفته شود كه لااقل خطوط كلي شكواييه مثلاً جاي مخصوص براي مشخصات شاكي و متهم با آدرس، دلايل توجه اتهام به متهم، ضرر و زيان احتمالي و غيره داشته باشد. اين عمل قطعاً تأثير بسزايي در كوتاه نمودن مدت دادرسي خواهد داشت.

(28 ص24)

1ـ2ـ عدم كنترل شكايت و دادخواست (يا عدم دقت مدير دفتر در كنترل اوليه پرونده).

پس از ارجاع پرونده به دادگاه، مدير دفتر دادگاه در تكميل دادخواست نقش بسياري مؤثري را دارد كه بايد وفق مقررات حاكم در قوانين آيين دادرسی به آن عمل نمايد و سرعت و دقت در كارش باشد.

(37 ص26)

مدير دفتر دادگاه اگر چه سمت اداري دارد، اما در تشكيل پرونده و جريان آن، تا صدور رأي قاطع دعوي وظايفي به عهده دارد كه بعضاً به وظايف قضايي شبيه است. به طوري كه طبق ماده66 قانون آيين دادرسي دادگاه­هاي عمومي و انقلاب در امور مدني، در صورت ناقص بودن دادخواست، مدير دفتر، در مواردي اقدام به صدور اخطار رفع نقص نموده در صورت عدم رفع نقص در فرجه معين قرار رد دادخواست را صادر
مي­نمايد.

(16ص25)

دفتر دادگاه پس از تعيين وقت و ارسال نسخه ثاني دادخواست و ضمائم و دعوت طرفين به رسيدگي كلاً‌ در همه موارد قبل از فاصله لازم (ترجيحاً‌ 45 روز تا طول وقت) وظيفه دارد پرونده را از بايگاني خارج و بررسي نمايد كه اوراق به طرفين ابلاغ و اعاده شده است يا خير؟ اگر اوراق اعاده نشده وظيفه پيگيري اوراق را برعهده دارد و در صورت اعاده وظيفه دارد بررسي نمايد اوراق به صورت قانوني و صحيح ابلاغ شده است يا خير؟ آيا دستور دادگاه به موقع اجرا گذاشته شده يا خير؟ و…

علاوه بر اين وظيفه دفتر مكلف است يك روز قبل از طول وقت پرونده را از بايگاني خارج و پس از آن پرونده را ملاحظه و بررسي نمايد كه دستور مقام قضايي به موقع اجرا در آمده است يا خير و طي گزارشی به دادگاه مراتب و كيفيت ابلاغ اوراق قضايي و انجام دستور دادگاه و در صورت وصول اخطاريه با قيد شماره ثبت دفتر آن را ضم و در گزارش منعكس نمايد.

(شماره 39ص178)

عدم توجه دفاتر به نواقص دادخواست در موقع وصول آن از جمله عوامل بسيار مؤثر در اطاله دادرسي مي­باشد. در مراجعه به پرونده­ها گاهي مشاهده مي­شود كه بعد از چندين جلسه دادرسي، تازه دادگاه متوجه نقص دادخواست شده و خواستار رفع آن مي­شود.

(27 ص18)

برخي از عوامل ريشه­اي عدم توجه مديران دفاتر به نقایص دادخواست عبارتند از:

1ـ فقدان هماهنگي كادر اداري با قاضي شعبه.

2ـ عدم آشنائي مديران دفاتر دادگاه­ها با مقررات قانوني.

3ـ زياد بودن حجم پرونده­ها.

(11 ص2)

ماده 54 قانون آيين دادرسي مدني مقرر داشته است كه در موارد ياد شده در ماده قبل، مدير دفتر دادگاه ظرف دو روز نواقص دادخواست را به طور كتبي و مفصل به خواهان اطلاع داده و از تاريخ ابلاغ، به مدت ده روز به او مهلت مي­دهد تا نواقص را تكميل كند. چنان چه در مهلت مقرر خواهان اقدام به رفع نقص نكند، دادخواست به موجب قراري كه مدير دفتر و در غيبت مشاراليه، جانشين او صادر مي­كند، رد مي­شود. اين قرار به خواهان ابلاغ مي­شود و نامبرده مي­تواند ظرف 10 روز از تاريخ ابلاغ به همان دادگاه شكايت كند رأي دادگاه در اين خصوص قطعي است.

اعمال صحيح و دقيق اين ماده توسط مدير دفتر دادگاه و نظارت بر اجراي آن توسط رئيس شعبه، يكي از مؤثرترين طرق كوتاه كردن فرآيند دادرسي است. در بسياري از مواقع بدون تكميل نواقص موجود در دادخواست، دادگاه دستور تعيين وقت رسيدگي را مي­دهد كه پس از حلول جلسه دادرسي، قاضي دادگاه متوجه نواقص دادخواست مي­شود كه پس از اين همه مدت، مجدداً مراتب بايد به دفتر دادگاه برگشت داده شود تا اقدامي كه فرضاً‌ چند ماه پيش انجام مي­شد، صورت پذيرد.

البته تكليف مدير دفتر نافي وظيفه نظارتي رئيس شعبه دادگاه نمي­باشد. چه اين كه ماده64 قانون آيين دادرسي مدني مقرر داشته است: «مدير دفتر دادگاه بايد پس از تكميل پرونده، آن را فوراً در اختيار دادگاه قرار دهد. دادگاه پرونده را ملاحظه و در صورتي كه كامل باشد پرونده را با صدور دستور تعيين وقت به دفتر اعاده مي­نمايد تا وقت دادرسي (ساعت و روز و ماه و سال) را تعيين و دستور ابلاغ دادخواست را صادر نمايد.

(16 ص14)

راهکار : نكاتي چند در كنترل تكميل بودن دادخواست

الف­ـ امضاء يا اثر انگشت دادخواست دهنده: دراكثر موارد دفتر دادگاه بدون توجه به عدم قيد امضاء يا اثر انگشت دادخواست دهنده آن را از جهات ديگر بررسي و با تصور كامل بودن تقديم دادگاه مي­نمايد و حال آن كه اولين وظيفه دفتر دادگاه توجه به امضا يا اثر انگشت دادخواست دهنده بوده و در صورت فقدان اين شرط صحت دادخواست با صدور اخطاريه استحضاري، پرونده تا زمان امضاء يا درج انگشت بايد بايگاني گردد اين امر در صورت تعداد دادخواست دهنده در خصوص عدم معلوم بودن تعلق امضا به يكي از دادخواست دهنده­ها نيز قابل اعمال است.

(16 ص15)

ب­ـ كنترل مشخصات خواهان: طبق بند 1ماده 51 قانون آيين دادرسي دادگاه­هاي عمومي و انقلاب در امور مدني قيد مشخصات خواهان يعني نام، نام خانوادگي، نام پدر، سن، اقامتگاه و حتي­الامكان شغل خواهان در دادخواست ضروري است. لكن از شرايط مزبور صرفاً‌ عدم قيد نام، نام خانوادگي، و اقامتگاه خواهان طبق ماده 56 همان قانون موجب نقص دادخواست تلقي مي­گردد و صدور اخطاريه رفع نقص در خصوص فقدان ساير شرايط از جمله نام پدر، سن فاقد وجهه قانوني بوده و موجب اطاله رسيدگي و بايد از آن اجتناب گردد.

(16 ص16)

ج­ـ كنترل مشخصات خوانده: طبق بند 2 ماده 52 قانون سابق­الذكر دادخواست دهنده مكلف است نام، نام خانوادگي، اقامتگاه و شغل خوانده را در دادخواست قيد نمايد. بديهي است عدم قيد مشخصات خوانده به غير از شغل صرفاً موجب توقيف دادخواست طبق ماده 54 همان قانون و صدرو اخطاريه رفع نقص تلقي مي­گردد و درخصوص اشخاص حقوقي، حقوق عمومي مانند ادارات و شركت­هاي دولتي عدم قيد اقامتگاه نيز از جهات نقص دادخواست به لحاظ امكان شناسايي مأمور ابلاغ تلقي نمي­گردد و از جهت عدم قيد شغل خوانده و همچنين عدم قيد اقامتگاه در اشخاص حقوقي، حقوق عمومي به جهت غير قانوني بودن و بايد خودداري شود.

(16 ص17)

د ­ـ تعيين خواسته و بهاي آن مگر آنكه تعيين بهاء ممكن نبوده و يا خواسته مالي نباشد: يكي از شرايط تكميل بودن دادخواست معين و منجز بودن خود خواسته است و با توجه به اينكه محاكم حق تعيين خواسته براي خواهان را ندارد لذا ضرورت دارد دفتر دادگاه در كنترل اوليه دادخواست معين و منجز بودن خواسته را مورد بررسي قرار دهد و در صورت غير معين و غير منجز بودن اقدام به توقيف دادخواست و صدرو اخطاريه رفع نقص نمايد.

پس از تعيين خواسته، در صورتي كه خواسته جنبه مالي داشته باشد. بايد توسط خواهان مورد تقويم و ارزيابي قرار گيرد. خواسته مالي به مطالبه حقي اطلاق مي­گردد كه اجراي آن مستقيماً براي دارنده ايجاد منفعتي مي­نمايد كه قابل تقويم به پول باشد، مانند مطالبه وجه.

(16 ص18)

لازم به تذكر است كه در خصوص بعضي از موارد بين قضات در خصوص مالي بودن يا غير مالي بودن اختلاف نظر وجود دارد و يا دفتر دادگاه طبق نظر رئيس شعبه مربوطه عمل نمايد از اين موارد مي­توان به تسليط يد و تنفيذ قولنامه و صلح نامه عادي اشاره نمود و در پاره­اي امور كه جز دعاوي نيستند نيازي به تشخيص مالي يا غير مالي بودن وجود ندارد اين مصاديق عبارتند از : 1ـ در خواست تأمين خواسته. 2ـ دستور موقت. 3ـ تأمين دليل 4ـ درخواست­هاي راجع به امور حسبي مانند تحرير و تقسيم تركه به شرطي كه در مالكيت اختلاف نباشد، گواهي حصر وراثت، حكم موت فرضي، تنفيذ وصيت­نامه عادي، اخراج ثلث و غيره.

پس از تعيین اينكه خواسته مالي است بايد توجه نمود كه خواسته توسط خواهان تقويم گرديده است يا خير. علي­الاصول تقويم خواسته به عهده خواهان مي­باشد مگر مواردي كه قانوناً خواسته توسط شخص غير از خواهان تقويم مي­گردد يا امكان تقويم وجود ندارد. در دو مورد قانوناً خواسته نياز به تقويم توسط خواهان ندارد اول­ـ اگر خواسته پول رايج ايران باشد كه بهاي آن طبق بند1 ماده 62 ق. آ. د. م عبارت از مبلغ مورد مطالبه. دوم­ـ اگر خواسته پول خارجي باشد ارزيابي آن به نرخ رسمي بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران در تاريخ تقويم دادخواست بهاي خواسته محسوب مي­شود. در اين مورد اخير به محض وصول دادخواست بايد مدير دفتر بهاي خواسته را از بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران مورد استعلام قرار دهد و بديهي است بهاي مورد استعلام، بهاي زمان تقويم دادخواست به نرخ فروش خواهد بود و نه نرخ خريد پول خارجي.

(16 ص18)

به غير از دو مورد فوق خواهان مكلف به تقويم خواسته خواهد بود. مگر اينكه امكان تعيين بهاي خواسته وجود نداشته باشد كه در اين صورت طبق بند14 ماده 3 قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت خواهان مكلف است علي­الحساب مبلغ دو هزار ريال ابطال تمبر هزينه دادرسي نمايد و ما به­التفاوت هزينه دادرسي پس از تعيين بهاي خواسته و صدور حكم از خواهان وصول خواهد شد.

نكته­اي كه بايد توجه نمود اين است كه بهاي خواسته از جهات اولاًْ از نظر هزينه دادرسي ثانياً‌ وصول ماليات حق­الوكاله ثالثاً تعیین حق الوکاله رابعاًّ‌ امكان تجديد نظر و فرجام خواهي داراي اهميت مگر در دعاوي راجع به اموال غير منقول و خلع يد از اموال مزبور كه ملاك اخذ هزينه دادرسي ارزش معاملاتي ملك اعلامي دارايي محل وقوع ملك طبق بند12 ماده3 قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت مي­باشد و در اين مورد استثناء بايد توجه نمود كه صرفاً‌ بهاي اعلامي دارايي جهت ابطال هزينه دادرسي ملاك خواهد بود و از ساير جهات مانند محاسبه ماليات حق­الوكاله ملاك تقويم خواهان مي­باشد و حسب رويه قضايي در تمامي دعاوي راجع به اموال غير منقول نيازي به استعلام از دارايي وجود ندارد. بلكه صرفاً در خصوص دعاوي غير منقول ذاتي از قبيل خلع­يد، استرداد مال غير منقول، الزام به تحويل بيع، الزام به تنظيم سند رسمي انتقال عين راجع به اموال منقول از اداره مزبور استعلام معمول خواهد شد. بنابراين در دعاوي مطالبه خسارت وارد به اموال غير منقول و اجرت­المثل راجع به اين اموال از اداره مزبور استعلام معمول نخواهد شد و در صورت وجود شبهه در خصوص ضرورت استعلام كسب نظر رئيس شعبه ضروري است.

(16 ص19) و (63 ص33)

راهکار 2 : اقدام به موقع در خصوص دادخواست ناقص

الف­ـ ابلاغ حضوري موارد نقص به دادخواست دهنده:

نظر به اينكه معمولاًُ دادخواست را خواهان يا دادخواست دهنده به صورت حضوري تقديم دفتر شعبه مي­نمايد، بهتر است با استفاده از فرم­هاي چك ليست­ها دادخواست در حضور ايشان بررسي و در صورت وجود نقص حضوراً موارد نقص به ايشان به طور تفصيل ابلاغ گردد و از محول نمودن اين وظيفه به اوقات بعد خودداري گردد.

ب­ـ اقدام مقتضي در صورت نقص دادخواست و عدم حضور دادخواست دهنده:

براساس مواد 54 و 56 ق. آ. د. م در صورت نقص دادخواست مدير دفتر دادگاه و در غيبت ايشان جانشين او مكلف است حداكثر ظرف دو روز نسبت به اقدام مقتضي در خصوص دادخواست مزبور را اعمال نمايد.

ج­ـ نكات لازم­الذكر در اخطاريه رفع نقص:‌

در صورت لزوم صدور چنين اخطاري بايد نقایص دادخواست به طور مفصل به دادخواست دهنده اطلاع داده شود و در اخطاريه مهلت رفع نقص ده روز قيد گردد و بنابراين از صدور اخطاريه­هاي رفع نقص مبهم با غير مفصل خودداري گردد. به عنوان مثال صدور اخطاريه رفع نقص كسري هزينه دادرسي بدون ذكر ميزان كسري فاقد اثر بوده و موجب اطاله فرآيند دادرسي خواهد بود.

د­ـ توجه در مخاطب اخطار رفع نقص:

به عنوان قاعده كلي مي­توان گفت اخطاريه رفع نقص بايد خطاب به خواهان صادر گردد هر چند دادخواست را شخص غير از خواهان تقديم نموده باشد مگر اينكه خواهان محجور باشد و دادخواست و اولي يا قيم او تقديم نموده باشد يا دادخواست توسط وكيل تقديم شده باشد كه در اين دو صورت اخير خطاب اخطاريه رفع نقص به ولي يا قيم وكيل خواهد بود. بنابراين در ساير موارد كه دادخواست توسط شخصي غير از خواهان تقديم مي­شود مانند رئيس شركت، نماينده حقوقي اداره يا بانك، از صدور اخطاريه رفع نقص خطاب به دادخواست دهنده بايد خودداري گردد. زيرا چنين اخطاريه رفع نقص فاقد اثر قانوني مي­باشد.

(16 ص30)

مشکل دوم : عدم كنترل دادخواست تجديدنظر و فرجام:

براساس تبصره2 ماده 339 و ماده383 ق.آ.د.م. دفتر دادگاه با تقديم دادخواست تجديدنظر خواهي و فرجام خواهي پس از ثبت آن بايد دادخواست مزبور را از دوجهت كنترل نمايد. جهت اول تقديم دادخواست در فرجه قانوني بوده. بديهي است در صورت خارج از موعد بودن بايد جهت اتخاذ تصميم مقتضي به نظر رئيس شعبه برسد. جهت دوم كه مؤخر بر جهت اول بوده و در صورتي توجه خواهد شد كه دادخواست در فرجه باشد اين است كه دادخواست فرجامي و تجديد نظر داراي شرايط قانوني مي­باشد يا خير و درصورت ناقص بودن اقدام مقتضي در خصوص صدور اخطار رفع نقص يا تقديم به دادگاه جهت رد آن در مواردي كه امكان صدور اخطار رفع نقص قانوناً فراهم نمي­باشد يا پس از ابلاغ اخطاريه رفع نقص در مهلت مورد نقص مرتفع گرديده است.

عدم رعايت اين دو نكته و همچنين عدم الصاق دادنامه­هاي ابلاغ شده طرفين به پرونده در بسياري موارد موجب ارسال پرونده به مرجع تجديد نظر يا فرجام و اعاده آن گرديده كه اين روند در اكثر موارد بيش از سه ماه طول كشيده است.

(20 ص7)

بررسي آمارها نشان مي­دهد تعداد قابل توجهي از پرونده­ها بايد با صدور قرار در مرحله بدوي رد مي­شد لكن دفاتر به اين مسأله توجه كافي نداشته و با ارسال آن به دادگاه تجديد نظر، تعيين تكليف پرونده به تأخير مي­افتد.

(33 ص62)

راهكار: 1ـ استفاده از کارکنان مطلع و آموزش دیده

بكارگيري يكي از كاركنان مطلع، آموزش ديده با تحصيلات عاليه حقوقی در اطاق معاونت ارجاع كه قبل از ارجاع شكايات و دادخواست­ها آن را با دقت مطالعه و اشكالات و نواقص آن را متذكر گرديده و بعد از تكميل و رفع اشكالات آن را به نظر معاونت ارجاع برساند.

(33 ص62)

راهکار 2 : توجیه مدیران دفاتر برای دقت در دادخواستهای حقوقی

علاوه بر آن توجيه مدیران دفاتر برای دقت در دادخواستهای حقوقی و رفع اشکال آنها قبل از تحویل گرفتن دادخواست گامي مؤثر است. هر چند مي­توانند رفع نقص دادخواست­ها را از طريق اجراي مواد 53 و 54 قانون آيين دادرسي به عمل آورند.

(16 ص78)

راهکار 3 : نظارت رئيس دادگاه­هاي تجديد نظر استان بر عدم پذيرش دادخواست­های تجديد نظر قبل از ارائه به دادگاه­هاي بدوي صادر كننده رأي.

(9 ص11)

راهکار 4 : كنترل و نظارت به وسيله قضات دادگاه در خصوص دادخواست تنظيمي و ثبت شده.

(9 ص11)

راهکار 5 : قرار دادن جايي ذيل برگ دادخواست براي رفع نقص به صورت موارد نقص و تكميل.

(14 ص13)

راهکار 6 : تهيه دستور العمل و ابلاغ آن جهت مكلف نمودن مديران دفاتر براي درج علت احضار و اخطار و امضا و تاييد نمودن احضاريه­ها و اخطاريه­ها.

(14 ص13)

راهکار 7 : تهيه و ابلاغ دستورالعمل عدم پذيرش دادخواست­هاي تجديد نظر قبل از ارائه به دادگاه­هاي بدوي صادر كننده رأي و نظارت رئيس دادگاه­هاي تجديد نظر استان بر آن.

(14 ص 7)

راهکار 8 : تعيين حداقل ضمائم ضروري براي تقديم دادخواست به ويژه در مرحله واخواهي و يا تجديد نظر و با اعمال ضمانت اجراي متناسب.

(14 ص1)

راهکار 9 : آموزش مستمر مسؤولان دفاتر همراه با آزمون در رابطه با دريافت دادخواست در بدو و حين خدمت و تشخيص نوع دعاوي با هماهنگي قاضي.

(14ص 5)

راهکار 10 : الکترونيكي شدن پرونده­ها و سوابق در بايگاني راكد دادگستري.

(14 ص7)

راهکار 11 : اصلاح مقررات در زمينه تهيه و روش­هاي وصول دادخواست.

(16 ص12)

راهکار 12 : استفاده از چك ليست­ها .

(ش 62)

راهکار 13: بهنگام تقدیم دادخواست و یا شکواییه دقت کافی در زمینه محاسبه و وصول هزینه دادرسی مبذول گردد تا نیاز به صدور و ابلاغ اخطار رفع نقص نباشد.

(ش 64)

راهکار 14 : پیگیری مستمر، اعلام تخلفات، تشویق محاسن

(14 ص11)

راهکار 15 : اعلام موارد نقص در بررسي اوليه به ارائه كننده دادخواست براي تكميل قبل از ثبت.

در قسمت ب­ـ 3 از فصل سوم دستورالعمل مصوب شماره 2 رفع اطاله دادرسي، مستنداً به مفاد مواد 49 تا 60 قانون آيين دادرسي دادگاه­هاي عمومي و انقلاب در امور مدني (به ويژه ماده 54)، فرمهاي كنترل صحت شرايط دادخواست به دادگاه نخستين و تجديد نظر طراحي و معرفي شده است كه به موجب آنها مديران دفاتر مي­توانند به سهولت و در كوتاه­ترين زمان ممكن، نواقص موجود در دادخواست را كنترل نموده و جهت رفع نقص را به خواهان اطلاع دهند كه تأثير اعمال اين فرم­ها در كوتاه كردن فرآيند دادرسي و جلب رضايت مراجعان قابل توجه است. لذا ضروري است مديران محترم دفاتر ضمن مراجعه به دستورالعمل شماره 2 رفع اطاله دادرسي و استفاده از فرم­هاي ضروري، امكان رفع مشكلات گوناگون را فراهم آورند و استفاده از فرم­هاي مذكور را امري عبث تلقي نكنند.

(16 ص40)

مشکل سوم: عدم تعيين وقت دادرسي متناسب:

يكي از نكات ظریف در تسريع رسيدگي محكمه كه به درايت كارمند دفتري بوده نحوه تنظيم اوقات دادرسي است. در خصوص تعيين اوقات رسيدگي و تعداد پرونده­هايي كه شعبه بايد در روز براي جلسه دادگاه مشخص نمايد قوانين تعيين مكلف ننموده­اند و اين امر به عهده رئيس شعبه واگذار شده كه به هر تعداد كه مايل است براي دادگاه جلسه رسيدگي معين كند و روساي دادگستري نيز در اين امر دخالت نمي­كنند و واقعيت است كه اغلب قضات نيز دستور كلي به دفتر براي تعيين وقت دادرسي به تعداد 4 یا 5 پرونده صادر مي­نمايند و عملاًْ در چگونگي تعيين وقت دخالت ندارند.

(13 ص50)

مشكلاتي كه ناشي از عملكرد كاركنان اداري است عبارتنداز:

1ـ عدم توجه به تعطيلات رسمي در تعيين اوقات رسيدگي^([1])

در دفاتر دادگاه به هنگام تعيين اوقات دادرسي و تجديد وقت اغلب، به تقويم رسمي مراجعه نمي­شود و چه بسا به طور تصادفي وقت تعيين شده به روز تعطيلي بر مي­خورد، علاوه بر اين بعضي مواقع تعطيلات غير منتظره در كشور نيز مزيد برعلت مي­شود.

(36 ص97)

راهکار: ملزم شدن مدیران دفاتر به استفاده از تقویم در زمان تعیین وقت

دقت دفاتر و مديران دفاتر بر تعيين وقت رسيدگي و ملزم شدن آنها به اينكه از تقويم استفاده نمايند در غير اين صورت تخلف اداري محسوب و مجازات خواهند شد.

(ردیف 40 ص10)

بنابراين بايستي مقرر شود روساي دادگستري­ها مراقبت لازم را در اين خصوص معمول داشته و تأكيد نمايند در تعيين اوقات رسيدگي مديران دفاتر قبلاً به تقويم رسمي مراجعه تا از اين لحاظ با مشكلي مواجه نشوند و اگر در آخر سال فرضاً به تقويم رسمي سال بعد دسترسي نمي­يابند مي­توان با دقت و احتساب اختلاف سال شمسي با سال قمري، تعيين وقت نموده تا مصادف با روز تعطيل نشود.

(13ص 51)

2 – عدم لحاظ شرایط ساعات اداری در تعیین اوقات رسیدگی

عدم لحاظ شرايط ساعات اداري در تعيين اوقات رسيدگي مثلاً به پرونده­هاي قطور و سنگين و پيچيده در ساعات نامناسب مانند آخر وقت اداري، موقع خستگي يا زمان تراكم ارباب رجوع و موقع نماز وقت داده مي­شود.

(36 ص98)

راهکار: اتخاذ ترتیب مناسب جهت رسیدگی به پرونده­های مهم در ساعات اولیه

حتي الامكان ترتيبي اتخاذ گردد كه به پرونده­هاي مهم در ساعات اوليه رسيدگي شود تا قاضي با حوصله و آرامش خاطر رسيدگي را شروع نمايد.

(شماره 5 و6 الف)

3 – تعیین وقت رسیدگی توسط افراد فاقد اطلاعات قضایی

در حال حاضر منشي دادگاه كه وقت را تعيين مي­كند يا همه روز با يك تعداد معيني از پرونده­ها وقت تعيين مي­كند و يا اگر به نسبت اهميت پرونده­ها تعداد پرونده­هاي روزانه را كم و زياد كند مبناي اهميت پرونده­ها براي منشي كه فاقد اطلاعات قضايي است صرفاً حجم پرونده­ها است كه درست نيست.

(شماره5 و6 الف ص2)

راهكار: تعیین وقت رسیدگی توسط شخص قاضی در پرونده­های مهمگ

تعيین وقت دادرسي به وسيله شخص قاضي خود مي­تواند موجب و علت عمده­اي براي جلوگيري از تجديد جلسه و يا اتخاذ تصميمات غير مؤثر شود زيرا چه­بسا حجم پرونده يكصد صفحه­اي با يك رأي يا قرار چند سطري مختومه مي­شود و يا يك دادخواست دو صفحه­اي واجد مسائل قضايي عديده باشد اگر قاضي خودش وقت تعیين كند چنين پرونده­هايي را با توجه به ميزان كاري كه براي پرونده لازم است تعيين وقت مي­كند و در وقت هم مي­تواند به دقت پرونده را مطالعه و تصميم صحيح اتخاذ نمايد.

(32 ص42)

4ـ تعيين وقت دادرسي بدون توجه به فراهم نمودن همه شرايط

راهكار: استفاده از مکانیزم تعیین وقت احتیاطی به جای وقت رسیدگی در صورت مهیا نبودن شرایط رسیدگی

صدور تعيين وقت احتياطي به جاي تعيين وقت رسيدگي در مواردي مانند اخذ نظريه كارشناسي يا جوابيه استعلامات و حتي الامكان تعيين وقت رسيدگي در زماني كه همه شرايط براي رسيدگي مهيا باشد انجام پذيرد.

(13ص41)

5 ـ تعيين وقت رسيدگي مجدد به جاي تعيين وقت احتياطي

با اينكه تا وصول نظريه كارشناسي يا پاره­اي اطلاعات ديگر تعيين وقت احتياطي ضروري است ليكن اغلب، وقت رسيدگي مجدد تعيين مي­شود. با مطالعه تعدادي از پرونده­ها كه رسيدگي در آنها خيلي به طول انجاميده بود اين مسأله مشاهده شد.

راهکار: تعیین وقت رسیدگی در صورت امکان اصدار رأی

حتي­الامكان تعيين وقت رسيدگي زماني صورت بگيرد كه همه چيز براي اصدار رأي آماده باشد.

(ش 60 ص7)

6 ـ رعایت تشریفات آیین دادرسی مدنی با عدم در نظر گرفتن بعد مسافت محل اقامت طرفین دعوی جهت شرکت در جلسات دادرسی

راهکار 1 : دقت در تعیین وقت رسیدگی برای پرونده­هایی که مسافت دادگاه تا محل اقامت خوانده زیاد است جهت ابلاغ اوراق قضایی در وقت قانونی و جلوگیری از تجدید جلسات به علت عدم وصول اوراق ابلاغ شده.

2 ـ تعیین وقت نزدیک برای پرونده­هایی که اصحاب دعوی داخل شهر هستند و راه آنها نزدیک است و تعیین وقت مناسب برای پرونده­هایی که اصحاب دعوی در خارج از شهر و با مسافت طولانی­تر اقامت دارند.

3ـ جلوگیری از تعیین اوقات طولانی برای پرونده­هایی که خوانده دعوی خارج استان اقامت دارند به نحوی که پس از وصول اوراق ابلاغ شده مدتی طولانی تا جلسه دادرسی وقت هست و ثمره­ای ندارد (رعایت تناسب)

(39 ص 191)

برای هر پرونده وقت رسیدگی متناسب تعیین گردد تا کمبود وقت رسیدگی موجب تجدید جلسه نگردد.

(16 ص21)

اقدام دفتر در تعيين وقت رسيدگي با توجه به نکات ذیل

هر چند ضرورت دارد كه پرونده­ها بر حسب ترتيب دفتر تعيين اوقات نوبت داده شود لكن توجه به نكات زير موجب كاهش فرآيند دادرسي خواهد بود.

الف ­­ـ توجه به تعيين وقت خارج از نوبت:

طبق نصوص قانوني، برخي از دعاوي از جمله رفع تصرف عداوني، اعتراض بر ثبت و غيره بايد از خارج نوبت مورد رسيدگي قرار گيرد. توجه به اين نكته باعث خواهد شد دعاوي كه انعكاس عمده در جامعه دارد، سريع­تر مورد رسيدگي قرار گيرد تا موجب كاهش واكنش جامعه به امر اطاله دادرسي گردد.

ب ­ـ توجه به رعايت فاصله زماني ابلاغ و وقت دادگاه:

هر چند اكثر محاكم اداري اوقات رسيدگي طولاني بوده با اين وجود در برخي از محاكم به جهت كوتاه بودن وقت رسيدگي و همچنين در اكثر محاكم به جهت لزوم تعيين وقت خارج از نوبت امكان دارد فاصله قانوني زمان ابلاغ و وقت دادرسي رعايت نگردد و موجب تجديد جلسه و بالاخره اطاله دادرسي را فراهم نمايد، لذا توجه به اين نكته ضروري مي­باشد.

ج ­ـ توجه به امكان حضور اصحاب دعوا با توجه به وقت تعيين شده:

در تعيين وقت دادرسي بايد به اين نكته توجه نمود كه امكان عملي حضور اصحاب دعوا در جلسه دادگاه فراهم گردد تا موجب تضييع حقوق ايشان و احياناً تجديد جلسه نگردد. به عنوان مثال وقتي اصحاب دعوا خارج از مقر دادگاه مثلاً‌ در يكي از روستاهاي تابعه دادگاه اقامت دارند از تعيين وقت دادرسي به اوقات اول دادگاه خودداري گردد.

د­ ـ ضرورت اعمال ماده100 ق. آ. د. م:

براساس اين ماده هر گاه در وقت تعيين شده دادگاه تشكيل نشود و يا مانعي براي رسيدگي داشته باشد به دستور دادگاه نزديك­ترين وقت رسيدگي ممكن معین خواهد شد و براساس تبصره ماده مزبور در مواردي كه عدم تشكيل دادگاه منتسب به طرفين نباشد. وقت رسيدگي حداكثر ظرف مدت دو ماه خواهد بود.

هـ ـ توجه به وقت لازم براي رسيدگي به دعوا:

بر حسب معمول محاكم اوقات رسيدگي را با فاصله يك ساعت تعيين مي­نمايند. لكن برخي از دعاوي ضرورت تعيين وقت رسيدگي كم يا طولاني­تر را ايجاب مي­نمايد و عدم تعيين وقت متناسب با دعوا موجب تجديد جلسه و نهايتاً اطاله رسيدگي را فراهم مي­نمايد. بنابراين مناسب است در تعيين وقت به اين امر مهم توجه نمود و با صلاحديد رئيس شعبه نسبت به تعيين وقت رسيدگي متناسب با موضوع دعوي اقدام نمود.

(16 ص40)

متصديان دفتري بايد آموزش لازم را فرا گيرد تا پرونده­ها را به نحوي تعيين وقت نمايند كه فرصت كافي براي دادگاه جهت رسيدگي فراهم گردد و به عللي چون اتمام وقت دادرسي و تداخل با وقت دادرسي پرونده ديگر جلسه دادگاه تجديد نگردد. به اين منظور در هر روز بيش از يك پرونده سنگين يا با اصحاب دعوي فراوان در وقت قرار نگيرد و فاصله زماني مناسب نيز براي چنين پرونده­اي در نظر گرفته شود. به عبارت ديگر متصدي دفتري بايد بين پرونده­هايی سبكتر با رعايت عدد مورد نظر تعادل برقرار كند و آخرين وقت دادرسي را كه معمولاًْ ساعت 12 ظهر بوده به چنين پرونده­هایي اختصاص دهد تا موجب تداخل رسيدگي با وقت دادرسي پرونده ديگر فراهم نگردد. توفيق در برقراری نظم با اين حجم از پرونده به مديريت دادگاه به همدلي اعضاي دفتري بستگي دارد و بايد در تمام طول برنامه با صبر و حوصله و جديت دنبال شود.

(19 ص11)

مشکل چهارم : تعيين اوقات رسيدگي محاكم كيفري استان:

دفتر تعيين اوقات رسيدگي به پرونده­هاي مطروحه در محاكم از دفاتر اين مراجع محسوب مي­شود. دفتر مزبور در محاكم جزايي در مقايسه با دفتر دادگاه كيفري استان به لحاظ حاكميت سيستم وحدت قاضي متقاوت است ليكن در مقايسه با دادسرا مشترك مي­باشد از جمله نكات قابل توجه اين امر در دادگاه كيفري استان كه سيستم تعدد قاضي حاكم است و هيأت حاكمه حسب نوع جرم ارتكابي موضوع صلاحيت، مي­تواند از سه تا پنج نفر متغير و تركيب آنها متفاوت باشد حضور به موقع اعضاء در موعد مقرر رسيدگي است كه هماهنگي اين امر نيز كاري بس دشوار و مشكل است، موضوعي كه در زمان تعيين اوقات رسيدگي بايستي از حضور قضات رسيدگي كننده در موعد مقرر اطلاع يافته و وقت متناسب هر پرونده با هماهنگي لازم تنظيم و تعيين گردد نكته­اي كه در صورت عدم توجه و اهتمام قضات رسيدگي كننده به آن و عدم ابلاغ صحيح اقات به افراد و اشخاص ذي­ربط اطاله دادرسي را در پي داشته باشد و روند رسيدگي را به نحو چشمگيري كاهش دهد و حتي فرآيند دادرسي را به چالش بكشاند. پس از تعيين وقت رسيدگي يك پرونده مطبوعاتي و ابلاغ آن به هيأت منصفه و اصحاب دعوا و وكلاي آنها و دادستان يا نماينده او و حضور آنان در وقت مقرر و عدم حضور هيآت حاكمه يا يكي از قضات رسيدگي كننده و مطلع در جلسه قبل و… به هر دليل ممكن و عدم رسميت جلسه به لحاظ عدم كفايت اعضاء و لزوم تجديد وقت رسيدگي به پرونده مي­تواند ضربات جبران ناپذيري برفرآيند دادرسي و حيثيت دادگاه و… وارد آورد به گونه­اي كه جمع شدن دوباره اعضاء و فراهم نمودن امكان برگزاري جلسه بعدي مشكل و چه­بسا به لحاظ عدم توجه دادگاه به موقعيت و جايگاه و حق و حقوق مدعوين و احضار شوندگان و دور از انتظار و توقع آنان بودن اين رويكرد محاكم و نحوه نگرش مخاطبين از اين قبيل مراجع به عنوان سمبل اجراي عدالت در موضع انتقاد و انتقام برآمده و در جلسه آينده پس از مضي زمان در جلسه دادرسي حضور نيابند و يا به خاطر در مأموريت يا مسافرت بودن و… نتوانند در جلسه حاضر شوند، و اين اطاله دادرسي و اتفاقات، زماني دردناكي و اسفناك است كه به ضرر نظام و به نفع متهم در جريان شكل­گيري باشد و هنگامي اثرات مخرب چنين موضوعي عميق­تر و مضاعف خواهد بود كه بين متهم با قضات دادگاه يا هيأت منصفه و يا عوامل دفتري به گونه­اي تباني و هماهنگي صورت پذيرد و بوي توطئه و خيانتي از آن استشمام مي­شود. به هر حال در جرائم مطبوعاتي به­ ويژه زماني كه از ماهيت سياسي و امنيتي برخوردار باشد هيچ­گاه اين آشفتگي و
بي­نظمي و كاهلي به مصلحت نظام و جامعه نبوده و هميشه به سود متهم پيش مي­رود و تعويق تأخير بيش از حد چه­بسا مرور زمان جرائم را نيز در پي داشته باشد.

راهکار: مدیریت نحوه تنظیم و تعیین اوقات رسیدگی دادگاه کیفری استان

بنابراين مديريت و نحوه تنظيم و تعيين اوقات خود نقش مهمي در كاهش اطاله دادرسي و رسيدگي به موقع پرونده و بالا بردن درجه رضايت­مندي ارباب رجوع و جلوگيري از اتلاف وقت و كاهش هزينه­ها است.

(17 ص3)

مشکل پنجم : عدم پاسخگويي كادر دفتري به ارباب رجوع:

وجود رابطه ناصحيح في­مابين كادر اداري با اصحاب دعوي و عدم پاسخگویی کادر دفتری به ارباب رجوع از مشکلاتی است که در اطاله دادرسی نقش بسزایی دارد.

(16 ص36)

راهکار: بررسي اخلاقي اجزاء دفاتر و طرز رفتارشان با ارباب رجوع و كارداني و مواظبت كارمندان در انجام وظيفه.

(32 ص34)

مشکل ششم : عدم همكاري برخي از كارمندان با ارباب رجوع در جهت ابلاغ اخطاريه­ها:

عدم همكاري برخي كارمندان با ارباب رجوع در جهت ابلاغ اخطاريه­ها و احكام صادره و نيز عدم همكاري در خصوص ارايه تصوير از اوراق پرونده به طرفين

راهكار1 : حسن سلوك كارمندان محاكم با ارباب رجوع و پرهيز از رفتار اهانت آميز با ارباب رجوع.

راهکار 2 : ابلاغ حضوری اوقات رسیدگی به طرفین پرونده

مديران دفاتر و كارمندان حتي­الامكان اوقات رسيدگي را حضوري به طرفين ابلاغ نمايند و نيز احكام صادره تا حد ممكن حضوري ابلاغ شود تا ارباب رجوع در دايره ابلاغ سرگردان نمايند و در ارايه تصوير اوراق پرونده همكاري نمايند.

(33 ص87)

مشکل هفتم: عدم اجراي به موقع دستورات توسط اعضاي دفتري:

دستور دادگاه تنها متوجه ضابطين نيست بلكه بسياري از آنها خطاب به دفتر دادگاه است و كاركنان دفتري دادگاه اعم از مدير دفتر، منشي و ثبات و بايگان موظف هستند حسب مورد با سرعت و دقت آن را اجرا نمايند. توقف و تأخير در اين مرحله نيز مي­تواند از عوامل اطاله دادرسي به حساب آيد. متصديان دفتري به بهانه شلوغي، تراكم كار و عدم فرصت كافي اجراي دستورات دادگاه را به تأخير مي­اندازند به عنوان مثال دستور تعيين وقت رسيدگي توسط دادگاه صادر مي­شود ولي پرونده بلااقدام مدت طولاني در دفتر دادگاه مي­ماند. در زمان تعيين وقت رسيدگي متصدي دفتري با احتساب زمان مورد نيازي براي ابلاغ وقت رسيدگي را تعيين مي­نمايد و اوراق احضاريه براي طرفين پرونده تنظيم مي­گردد اما باز در تحويل اين اوراق به واحد ابلاغ تعلل مي­گردد. نهايتاً پس از تحويل به واحد ابلاغ و انجام ابلاغ اوراق مورد نظر اعاده مي­شوند اما متصدي مربوطه فرصت كافي براي الصاق اين اوراق را به پرونده پيدا نمي­كند و در زمان جلسه دادگاه قاضي به گمان عدم اعاده اوراق ابلاغ، مجبور به تجديد جلسه دادگاه مي­شود. دستور دادگاه به استعلام از اداره منابع طبيعي با 15 روز تأخير ارسال
مي­شود و در نتيجه پاسخ آن اداره به موقع تا زمان جلسه دادگاه واصل نشده و لذا موجب تجديد جلسه دادگاه مي­گردد. بنابراين با توجه به مثال­هاي مذكور اقدامات كند و سهل­انگاري دفتر دادگاه باعث اطاله دادرسي گرديده است. امثال چنين رفتاري فراوان ديده مي­شود و بايد با دقت فراوان و نظارت كافي با آن مقابله كرد.

(33 ص88)

سرعت و دقت دفتر دادگاه تنها در اجراي دستورات قضايي موجب سرعت در دادرسي نمي­شود بلكه دفتر دادگاه بايد همه وظايف و كارهاي خود را در اسرع وقت و كوتاه­ترين زمان ممكن اجرا نمايد. سرعت و كيفيت كار دفتر در موفقيت دادگاه در انجام وظايف قانوني بسيار مؤثر است و روساي دادگستري بايد با احصاء وظايف دفاتر دادگاه­ها در هر جا كه موانع یا توقف­گاهي را ملاحضه مي­كنند در رفع اشكال كوشيده و بر اجراي سريع آن وظايف تأكيد نمايند.

از جمله اين موارد مي­توان از تأخير در ارسال پرونده مختومه به واحد اجراي احكام و يا تأخير در ارسال پرونده به دادگاه تجديد نظر بعد از اعتراض معترض و يا تأخير در ارسال پرونده به واحد تايپ و تكثير جهت تايپب دادنامه صادره و يا تأخير در ابلاغ دادنامه پس از تنظيم آن و با تأخير در صدور اجرائيه بعد از قطعيت حكم و تأخير در عدم ارسال پاسخ استعلامات یا پرونده­هاي خواسته شده توسط ساير محاكم نام برد كه سرعت در اجراي اين وظايف و یا تأخير در هر كدام مجموعاً مي­تواند جريان دادرسي را بين يك تا شش ماه به تأخير اندازد و موجبات اطاله دادرسي و نارضايتي را فراهم سازد.

در اين قسمت بازرسي و نظارت مداوم برای اطمينان از سلامت جريان كار دفاتر ضرورت دارد كه در بخش مربوط به خود در خصوص برنامه­هاي نظارت به آن خواهيم پرداخت.

(13 ص119)

با اين كه مساعي روساي دادگستري­ها و اغلب قضات، تسريع در انجام مراجعات است و كوشش
مي­شود كه تا حد امكان به دعاوي و امور مطروحه در دادگاه­ها در اسرع وقت رسيدگي شده و تكليف مراجيعن هر چه زودتر معين شود ولي گاه مواردي از سهل­انگاري كادر دفتري مشاهده مي­شود كه به تنها اين مجاهدات و تلاش­ها را بي­اثر ساخته و موجبات اطاله دادرسي را به دنبال دارد، بلكه متأسفانه موجب ايجاد حس بدبيني نسبت به دستگاه قضايي مي­گردد. به طور مثال بعضي از متصديان دفاتر، مواعد قانوني را كه به منظور تسريع در رسيدگي مقرر گرديده رعايت نكرده و همچنين از انجام اموري كه بايد فوراً انجام شود (از قبيل تهيه رونوشت) خودداري ورزيده و مدت­ها به تعويق مي­اندازند و در نهايت منتظر مي­مانند كه اشخاص ذينفع مراجعه و با تقاضاي آنان وظيفه خود را انجام دهند. اين رويه ناشي از سهل­انگاري و يا احياناً قصد سوء استفاده از موقعيت اداري است كه نه تنها موجب اطاله دادرسي مي­شود، بلكه سبب عدم رضايت مراجعين و كاسته شدن از حيثيت دستگاه قضايي مي­گردد. (15 ص7) براي آن كه به اين وضع نامناسب خاتمه داده شود، روساي دادگستري بايد تأكيد نمايند موارد زير دقيقاً انجام شود:

راهکار 1 : تعيين اوقات دادرسی و انعكاس آن در دفاتر دادگاه­ها مستقيماً‌ تحت نظر قاضي

راهکار 2 : نظارت مستمر و دقیق بر عملکرد کادر دفتری توسط قضات

قضات مسؤول دادگاه­ها بايستي با اعمال نظارت مستمر و سركشي روزانه و دقيق به دفاتر بايد آن عده از كارمندان دفتري را كه مقيد به انجام دقيق نظارت خود نيستند، مكلف و مقيد نمايند كه كليه امور را روزانه و حتي قبل از انقضاء مواعد قانوني انجام دهند.

راهکار 3: گزارش تخلفات به رؤسای دادگستریها

نقايص كار و تخلفات به روساي دادگستري­ها گزارش گرديده و نتيجه رسيدگي گزارش ارسالي توسط آقايان قضات پيگيري شود.

(33 ص87)

طرف­نظر از مسؤوليت رئيس دادگاه در نظارت بر امور دفتر روساي دادگستري ­ها نيز مي­توانند با صدور بخش­نامه متصديان دفتري را مكلف نمايند كه كليه دستورات دادگاه را ظرف24 ساعت از زمان وصول بايد به طور كامل اجرا نمايند و از آن پس متخلفين به هيئت­هاي رسيدگي به تخلفات اداري معرفي شوند بلاشك نتيجه اين اقدام تنظيم صحيح و سريع فعاليت­هاي دفتر دادگاه خواهد بود.

(16 ص32)

اثري مستقيم در اطاله دادرسي و افزايش موجودي دارد. زيرا از وقت اداري حداكثر استفاده شده است. بنابراين براي ايجاد نظم مورد نظر هر شخص بايد برنامه­ريزي نمايد. عدم رعايت نظم نه تنها موجب كاهش راندمان يك كارمند مي­گردد موجب خواهد شد كارمند مزبور الگوي سايرين قرار گيرد.

علاوه بر استقرار نظم اداري ايجاد روحيه خدمت رساني نيز داراي اهميت مي­باشد. چه­بسا كارمنداني كه اوقات اداري را رعايت مي­نمايند لكن به جهت نداشتن روحيه خدمت رساني حضور ايشان در محل كار مفيد تلقي
نمي­گردد. يكي از آثار نداشتن روحيه خدمت رساني ابتلاء به بيكاري پنهان مي­باشد. وقتي شخصي ظاهراً به كار اشتغال دارد ولي عملاً به اندازه توان و دقت خود كار نمي­كند. اصطلاحاً آن را بيكاري پنهان مي­گويند. بيكاري پنهان معضل و مشكل اساسي نظام اداري ماست كه بايد براي رفع آن چاره انديشي اساسي صورت گيرد. علي­الاصول كشف بيكاري پنهان به عهده مدير دستگاه بوده و با توجه به وضعيت هر محل علل متفاوت دارد لكن اساسي­ترين علت آن نداشتن روحيه خدمت رساني فردي كارمند محسوب مي­شود.

مشکل هشتم: فقدان نظم اداري و روحيه خدمت­رساني:

نظم موجب جلوگيري از تضييع اوقات و استفاده مفيد و بهتر از تمام فرصت­ها خواهد بود. در خصوص فوايد نظم، دستورهاي ديني فراواني در دين مبين اسلام به ما رسيده است و از بزرگان، انبياء و ائمه اطهار(س) سخنان بسياري نقل شده است كه در اين مختصر مجال پرداختن به آنها نيست اما ترديد نيست كه ايجاد نظم اداري وظيفه اوليه در كارمند محسوب مي­شود. امري كه شرعاً و قانوناً بايد رعايت شود زيرا هركارمند براساس نظم روز مزدي حقوق دريافت مي­كند نه نظام كارمزدي و بايد در ساعات اداي مشخص در سركار خود حاضر باشد.

متأسفانه در بعضي از موارد ساعات اداري با دقت رعايت نمي­شود و دير آمدن و زود رفتن و ترك محل كار در فلان روز به صورت يك عمل عادي و روز مره درآمده است.

راهکار: استقرار نظم اداری و روحیه خدمت رسانی

(16 ص27)

1 – لزوم تقديم پرونده قبل از حلول موعد وقت اداري در صورت انجام دستور دادگاه:

منظور از وقت اداري يا احتياطي يا نظارت اين است كه تا انجام اقدامات مورد نظر دادگاه پرونده از جريان خارج نگردد و بنابراين در هر موقع اقدام مورد نظر دادگاه انجام پذيرفت، دفتر مكلف است پرونده را جهت صدور تصميم مقتضي با ذكر گزارش تقديم دادگاه نمايد و منتظر حلول موعد اداري كه عموماًّ به فاصله چند ماه از انجام اقدام دادگاه بوده نباشد.

2 – کنترل ثبت درخواستها و دادخواستهای تجدیدنظر توسط دفتر و ا رسال به موقع به مرجع تجدیدنظر

در خصوص آرایی که نسبت به آن­ها درخواست تجدیدنظر گردیده است مراتب در دفتر مخصوص ثبت درخواست­ها و دادخواست­های تجدیدنظر منعکس و در پایان هر هفته دفتر مذکور بوسیله مدیران دفاتر کنترل گردد تا پرونده­های مربوط پس از تکمیل به موقع به مرجع تجدیدنظر ارسال گردد.

(شماره 39 ص28)

مشکل نهم: عدم دقت در نوشتن آدرس مخاطب يا شهود در اخطاريه:

كارمندان دفتری ممكن است عالمانه و يا جاهلانه در اطاله دادرسي نقش داشته باشند. مثلاً‌ كارمندي آدرس اقامت­گاه يكي از اصحاب دعوا را به طور صحيح نمي­نويسد و در نتيجه ابلاغ نيز به صورت صحيح انجام نمي­گيرد. به دليل عدم تجميع شرايط تشكيل جلسه كه از جمله آن ابلاغ صحيح است جلسه دادرسي تجديد و دادرسي تطويل مي­شود. معمولاًْ اشتباهات نوشتاري در اوراق قضايي پرونده مثل اخطاريه، از طرف كارمندان دفتري، غير عمدي و به جهت عدم تخصص و عدم آموزش صحيح وظايف اداري هست. اما بعضي از اين اعمال ناصحيح اداري، به صورت مغرضانه با هدف تطويل دادرسي است.

راهکار: دقت منشی دادگاه در انجام وظیفه و سرعت در انجام دستورات

(28 ص26)

منشي دادگاه بايد خوش خط و تندنويس باشد و در كار تقريرات دادگاه بتواند از عهده وظيفه خوب بيرون آيد و مي­بايد دقت و سرعت در انجام دستورات دادگاه را داشته و در اوراق اخطاريه نام صحيح و آدرس دقيق طرفين راقيد نمايد. تا با نوشتن اسامي اشتباه و آدرس غير مشخص باعث تجديد پرونده­ها و اطاله دادرسي نشود. كنترل كارمنشي دادگاه با مدير دفتر است كه مي­تواند با دقت منشي دادگاه از اطاله دادرسي جلوگيري نمايد.

(ش 64 ص5)

مشکل دهم: اعلام تغییر آدرس شاکی و متهم در پرونده­های کیفری و عدم توجه دفتر دادگاه و ارسال اخطاریه­ها و احضاریه­ها به نشانی قبلی

راهکار: الصاق کارت تغییر آدرس و نشانی در نقطه­ای مشخص از پرونده

( 13 ص54)

مشکل یازدهم: ناقص و ناخوانا بودن يا به كارگيري الفاظ نامفهوم براي مخاطب در ابلاغات يا اخطاريه­ها:

اسناد و اوراق قضايي اصولاً بايد چنان تنظيم شوند كه كوچك­ترين اشتباه در آنها رخ ندهد و امكان خدشه وجود نداشته باشد و يا به نوعي از آنها سوء استفاده نشود. در اين ارتباط درست و ناخوانا نوشتن اهميت زيادي دارد. در حالي كه بد خطي در اسناد ثبتي يا دفاتر دادگستري و يا آرائي كه قضات تحرير مي­كنند بسيار معمول است.

در مواردي نيز استفاده از كلمات و تعبيرات غريب يا به كار بردن اصطلاحات عربي و غيره كه در متون حقوقي قديم متداول بوده نوعي ارزش محسوب مي­شود در حالي كه اينها مشكلات زيادي را در عمل به وجود مي­آورند، به عنوان مثال به موارد ذيل كه بعضاً‌ در متن اخطاريه­ها مشاهده مي­شود توجه فرمائيد:

«عدم حضور به منزله نكول تلقي خواهد شد».

«به منظور اتیان قسامه حاضر گرديد».

«اصول مستندات خود را همراه داشته باشيد».

«تا حلول وقت اداري اقدام نماييد».

(27 ص17)

عوامل ريشه­اي ناقص، ناخوانا بودن و يا بكارگيري الفاظ نامفهوم براي مخاطب در ابلاغات و يا اخطاريه­ها عبارتند از: 1ـ عدم توجه قاضي و متصديان امور دفتري در بكارگيري الفاظ. 2ـ اشتباه منشي و يا دفاتر.

(64 ص 2)

3 ـ عدم قید مواردی که نیاز به توضیح دارد در اخطاریه­های ارسالی برای اطراف دعوی که جهت اخذ توضیحات دعوت می­شوند.

راهکار 1 : نظارت بر عملکرد دفاتر و صدور دستورات صحیح و کامل

توجیه همکاران قضایی برای نظارت بر دفاتر و صدور دستورات صحیح و کامل از ناحیه محکمه و جمع­آوری آراء نقض شده به این جهت در مرحله تجدیدنظر برای تذکر به صادرکنندگان آراء و احیاناً اعلام تخلف

(36 ص100)

راهکار 2: دقت در نوشتن اوراق قضایی با خط خوانا و استفاده از کلمات قابل فهم

دقت كامل در نوشتن اوراق قضايي و با خط خوانا، استفاده از كلماتي كه اصحاب دعوي بتوانند به راحتي آن را بفهمند.

(شماره 39 ص 125)

راهکار3 : استفاده از وسايل مكانيكي نوشتاري:

در مورد تنظيم بعضي از اوراق قضايي كم اهيت مثل برگ اخطاريه و برگ استعلام مي­توان از دستگاه­هاي مثل ماشين تايپ و رايانه استفاده كرد. سرعت در مطالعه و درك بهتر از اين اوراق از جمله مزاياي اين موضوع است.

(16 ص77)

راهکار 4 : يكسان سازي اخطاريه­ها با بهره­گيري از تجربيات مجتمع عدالت.

راهکار 5 : استاندارد نمودن رويه­ها و بهره­گيري از الفاظ متعارف در ابلاغيه­ها و دستورات قضايي.

راهکار 6 : تهيه نمونه­هاي چاپي آماده و رايانه­اي كردن اخطاريه­ها.

(16 ص28)

راهکار 7 : اهتمام در ابلاغ حضوري اوراق قضايي:

ابلاغ اوراق قضايي به شخص مخاطب توسط دادگاه يا دفتر دادگاه علاوه بر اين كه موجب اقناع دادگاه در ابلاغ به نحو احسن بوده موجبات كاهش نيروي انساني در صدور اخطاريه و كاهش فرآيند دادرسي را فراهم مي­آورد. در اين مورد بايد توجه نمود كه اين ابلاغ در صورتي معتبر است كه به شخص مخاطب صورت پذيرد و ابلاغ به خويشان يا خادم به موجب ماده69 ق. آ. د. م با اين كيفيت در دادگاه يا دفتر آن معتبر نخواهد بود.

(16 ص22)

هرگاه اخذ توضيح از خواهان بوده بايد براساس صورت­جلسه دادگاه مورد لزوم براي اخذ توضيح در اخطاريه قيد گردد.

نكات لازم در صدور اخطاريه:

1ـ تعيين مخاطب و اقامتگاه او و در صورت امكان قيد شماره تلفن:

چنان­چه سابقاً ذكر شده از نظر موازين حقوقي اخطاريه ضروري خطاب به خود اصحاب دعوا تنظيم گردد مگر اينكه ايشان محجور باشند يا از طرف ايشان وكيل دخالت نموده باشد كه در غير اين صورت تنظيم اخطاريه خطاب به نمايندگان ايشان فاقد منشاء اثر مي­باشد و اقامتگاه مخاطب بايد به طور كامل و صريح در اخطاريه قيد گردد و در صورت امكان شماره تلفن مخاطب نيز قيد گردد تا مأمور ابلاغ در صورت عدم دسترسي به آدرس اعلامي از طريق تماس تلفني امكان ابلاغ را داشته باشد.

2­ـ قيد زمان و مكان جلسه:

در اخطاريه بايد علاوه بر قيد زمان جلسه از نظر روز، ماه و سال و ساعت رسيدگي مكان جلسه نيز به صراحت قيد گردد. اين امر در صورتي حائز اهميت بيشتر خواهد بود كه آن دادگاه داراي مجتمع يا ناحيه باشد كه جهت حضور به موقع بايد مجتمع يا ناحيه مربوطه به صراحت قيد گردد.

3­ـ قيد دستور جلسه در اخطاريه:

معمولاًْ جلسه دادگاه براي رسيدگي منعقد مي­گردد ولي بعضاًّ‌ علاوه بر رسيدگي بررسي دلايل مانند گواهي. اجراي قرارهاي معاينه و تحقيق محلي و غيره نيز ضروري مي­باشد. در چنين مواردي دفتر دادگاه مكلف به قيد دستور جلسه رسيدگي دادگاه خواهد بود و اين امر بايد به نحو صريح و روشن قيد گردد.

4 ـ تذكر سابقه ابلاغ:

در صورتي كه مخاطب در پرونده امر داراي سابقه ابلاغ باشد بايد اين مورد به مأمور ابلاغ تذكر داده شود تا در صورتي نقل مكان مخاطب از آدرس به وظيفه مقرر در ماده 79 ق. آ. د. م عمل نمايد.

5­­- درج مهر دفتر دادگاه در موارد لزوم:

در شهرهاي بزرگ كه امضاي تنظيم كننده اخطاريه براي مأمور ابلاغ شناخته نبوده يا در مواردي كه اخطاريه در خارج از حوزه قضايي ابلاغ خواهد شد. ضرورتاً بايد مهر دفتر دادگاه در اخطاريه منعكس شود تا مأمور ابلاغ به جهت عدم شناسايي امضاء از اعاده اخطاريه و به تبع آن تجديد جلسه خودداري گردد.

6­ـ صدور اخطاريه علي­حده براي مخاطب متعدد: عدم توجه به اين نكته موجب تجديد جلسات متعدد دادگاه گرديده است و بدون هيچ­گونه استثناء بايد در صورت متعدد بودن مخاطب اخطاريه علي­حده براي هر كدام از ايشان تنظيم گردد.

الف­ـ تنظيم سربرگ اخطاريه: معمولاً دفاتر دادگاه در صورتي كه مجري امر ابلاغ مأمور ابلاغ حوزه همان دادگاه باشد از تنظيم سربرگ خودداري و به ذكر تاريخ ارسال اخطاريه در ذيل يكي از اوراق اكتفا
مي­نمايند كه اين امر قانوني نبوده و در دسترسي به سابقه ارسال اخطاريه ايجاد اشكال خواهد نمود.

(16 ص 23)

مشکل دوازدهم: عدم تسریع در تحویل اوراق قضایی یا پرونده­ها به مأمورین ابلاغ

راهکار: توجه به نکات لازم در ارسال اخطاریه به مرجع ابلاغ

ب­ـ ارسال اخطاريه به مرجع مربوطه ابلاغ: بايد به اين نكته توجه نمود كه هميشه امر ابلاغ به عهده واحد ابلاغ دادگستري نبوده و در بعضي از موارد امر ابلاغ بر عهده اشخاص ديگر محول شده است. مثلاً‌ در مورد كاركنان دولت و مؤسسات مأمور به خدمات عمومي و شركت­هاي دولتي (نه خصوصي) امر ابلاغ به موجب تبصره يك ماده 68 ق. آ. د. م جز وظايف كارگزيني يا رئيس كارمند مربوط بوده و در خصوص اشخاص بازداشتي يا زندانی طبق ماده 77 همان قانون به عهده اداره زندان مي­باشد. در چنين مواردي نبايد اوراق قضايي جهت ابلاغ به دايره ابلاغ يا واحد ابلاغ ارسال گردد بلكه مستقيماً بايد به مرجع مربوطه ارسال گردد.

ج­ـ عدم ارسال اوراق قضايي اشخاص مقيم به وزارت­خارجه يا سفارت­خانه:

هر چند ابلاغ اوراق قضايي اشخاص متهم خارج از ايران به وسيله مأمورين كنسولي يا سياسي ايران طبق ماده 71 ق. آ. د. م به عمل مي­آيد ولي از نظر رعايت تشريفات اداري اين اوراق پس از تنظيم جهت ابلاغ بايد به اداره كل حقوقي قوه­قضاييه مستقر در كاخ دادگستري ارسال تا از طريق مرجع مزبور به وزارت­ خارجه جهت ارسال به سفارت خانه يا دادگستري يا كنسول­گري مربوطه اقدام گردد و در چنين مواردي نيز بايد به خاطر داشت صرف قيد كشور یا محل اقامت اكتفا نمي­نمايد و بايد مثل ساير موارد ابلاغ در داخل كشور محل اقامت مخاطب با قيد شهر و آدرس كامل مشخص باشد.

7 ­­ـ كنترل كامل بودن اخطاريه قبل از ارسال:

هر چند تنظيم اخطاريه بر عهده منشي دادگاه محول گرديده لكن مدير دفتر دادگاه قبل از ارسال اخطاريه مكلف به بازبيني اخطاريه از حيث تكميل بودن آن بوده و در صورت وجود نقص مكلف به تذكر به منشي جهت تكميل آن مي­باشد.

(32 ص7)

مشکل سیزدهم : عدم نظارت كافي مدیران دفاتر پس از وصول نسخه ثاني اوراق قضايي از واحد ابلاغ:

بعضاًّ‌ به علت عدم پيوست نمودن اخطاريه به پرونده در زمان حلول دادرسي توسط كارمند خاطي موجبات رسيدگي ميسور نمي­باشد و قاضي دادگاه به علت عمل غير مسؤولانه كارمند دفتري مي­بايستي قانوناً وقت رسيدگي را تجديد نمايد كه اين خود يكي از موارد اطاله دادرسي است.

راهکار: الزام مدیران دفاتر به نظارت و کنترل اوراق قضایی واصله از واحد ابلاغ

(64 ص 16)

مشکل چهاردهم :عدم الصاق به موقع اخطاریه­ها و احضاریه­ها بر روی پرونده­ها توسط بایگان و تجدید اوقات دادگاه

راهکار:آموزش حین خدمت و نظارت و مراقبت در کار دفاتر توسط قاضی و مکلف نمودن مدیر دفتر جهت تاریخ زدن بر روی احضاریه­ها و اخطاریه­ها به محض وصول به دفتر دادگاه

(ش 54 ص2)

مشکل: عدم کنترل اوراق ابلاغ شده از طرف مدیر دفتر

راهکار1 : بکارگیری نیروهای مجرب و کارآزموده در امر ابلاغ

راهکار 2 : الزام مدیران دفاتر به کنترل اوراق قبل از ضمیمه کردن آن پرونده

(32 ص51)

مديران دفتر دادگاه­ها به محض وصول اوراق اخطاريه كنترل نمايند چنان­چه ابلاغ صحيح انجام نشده باشد اوراق قضايي را قبل از حلول وقت رسيدگي با ذكر اشتباه به واحد ابلاغ اعاده تا پس از ابلاغ صحيح ارسال نمايند.

(32 ص8)

راهکار 3 : نظارت بر امر ابلاغ و رعایت نکات لازم در موقع اعاده اخطاریه از مرجع ابلاغ

نظارت بر امر ابلاغ تا امر ابلاغ صحيحاًّ‌ صورت گرفته و هر زماني كه نسخه ثاني اوراق قضايي به دفتر دادگاه واصل گرديده پيوست پرونده شود.

(16 ص24)

رعايت نكات لازم در موقع اعاده اخطاريه از مرجع ابلاغ:

در صورت اعاده اوراق قضايي از مرجع ابلاغ مدير دفتر دادگاه مكلف است قبل از الصاق اوراق به پرونده رعايت چند نكته را مورد بررسي قرار دهد.

الف­ـ رعايت مقررات ابلاغ:

در صورتي كه مأمور ابلاغ اوراق را صحيحاً ابلاغ ننموده باشد مدير دفتر مكلف است دستور لازم در خصوص ابلاغ صحيح را صادر نمايد تا زمان رسيدگي موارد نقص برطرف گردد.

ب­ـ صدور دستور تنظيم اخطاريه جديد:

در صورتي كه با اعاده اخطاريه از مرجع ابلاغ مدير دفتر متوجه گردد كه با وجود سابقه ابلاغ به لحاظ عدم شناسايي يا نقل مكان مخاطب اخطاريه عودت شده يا به جهت نقص در تنظيم اخطاريه اين امر حادث شده مكلف است به منشي دادگاه دستور تنظيم اخطاريه جديد با رعايت نكات لازم از جمله تذكر سبق ابلاغ را صادر نمايد.

ج­­­­­­­­ـ كسب تكليف از دادگاه در اعاده اخطاريه به لحاظ عدم شناسايي يا نقل مكان مخاطب بدون سبق ابلاغ:

نظر به اين كه پس از تقديم پرونده به دادگاه جهت صدور دستور مقتضي و اقدام دادگاه به دستور تعيين وقت رسيدگي مدير دفتر حق مداخله در دادخواست و عندالاقتضاء صدور اخطاريه رفع نقص يا رد دادخواست را ندارد. در صورت وقوع چنين امري مدير دفتر مكلف است نظر دادگاه را در خصوص اقدام مقتضي جلب نمايد.

(13ص56)

مشکل شانزدهم : عدم دقت در برگ شماري پرونده­ها:

منظم بودن اوراق پرونده در سرعت و دقت كار، فوق­العاده مؤثر است كه متأسفانه در اغلب دفاتر چندان به آن توجه نمي­شود.

(21 ص13)

راهكار 1: برگ شماری پرونده­ها به محض تشکیل

(21 ص59)

راهکار 2 : قراردادن فهرست برای هر پرونده

قرار دادن فهرست براي هر پرونده تا هر برگي را كه محل حاجت باشد بتوان به آساني پيدا نمود.

(13 ص55)

مشکل هفدهم : تشكيل بدل­هايي ناقص از پرونده­ها در موقع ارسال به مرجع ديگر:

بعضي مواقع در دفاتر اقدام به تشكيل بدل­هاي ناقص از پرونده­ها مي­شود. با توجه به نواقص موجود پرونده­ها عنداللزوم قابل پيگيري نمي­باشند.

(36 ص101)

راهکار : تشکیل بدل مفید از پرونده­ها در موقع ارسال به مرجع دیگر

در صورتي كه احتياج به تشكيل بدل باشد بايد به گونه­اي عمل نمود كه حتي­الامكان موارد مهم در بدل موجود باشد تا قاضي بتواند حكم را صادر نمايد.

(شماره43 ص14)

مشکل هجدهم: عدم دقت در كنترل پرونده­هاي ارسالي:

يكي ديگر از مشكلاتي كه در محاكم تجديد نظر وجود دارد و ناشي از محاكم بدوي است و موجب اطاله دادرسي و كندي روند رسيدگي مي­شود، مربوط به نحوه تنظيم و تشكیل پرونده است. اكثر پرونده­ها كه از دادگاه بدوي به تجديد نظر ارسال مي­شود، حجيم و قطور است و غالباً‌ به شيوه بسياري بدي در پوشه گذاشته شده است. همين امر سبب مي­شود كه گاهي اوقات برخي از قسمت­هاي پرونده در دادگاه بدوي باقي بماند و به دادگاه تجديد نظر ارسال نگردد، به عنوان مثال پيوست نكردن دادنامه ابلاغ شده يا در دادخواست تجديد نظر يا لايحه دفاعيه و… كه همه اين موارد باعث مي­شود كه اقدامات اداري و قضايي برروي پرونده با تأخير صورت بگيرد و ماه­ها پرونده در دادگاه تجديد نظر باقي بماند.

(شماره 39ص181)

با مطالعات كارشناسي كه در مورد علل اطاله دادرسي در دادگاه­هاي تجديد نظر استان تهران به عمل آمده ناقص بودن پرونده­هاي ارسالي به دادگاه تجديد نظر يكي از عوامل مؤثر در اطاله دادرسي است. به طوري كه رفع اين نواقص باعث معطل شدن پرونده به مدت دو يا سه ماه مي­شود.

در جدول تهيه شده از عملكرد ده ماهه سال 1383 سي­ونه شعبه دادگاه­هاي تجديد نظر استان تهران تعداد پرونده­هايي كه ناقص بوده 7301 فقر بوده است. بررسي نوع نواقص مذكور در جداول نقاط ضعف كار دفاتر دادگاه­هاي بدوي را آشكار مي­كند كه براي رفع آن دقت و علاقه دست­اندكاران را مي­طلبد.

(20 ص4 و 63 ص3)

1ـ عدم پيوست نمودن دادنامه ابلاغ شده.

(20 ص 6 و 63 ص4)

2ـ عدم ثبت درخواست تجديد نظر خواهي.

(20 ص9)

3ـ واخواهي تجديد نظر خواهي تلقي مي­شود.

(20 ص9)

4ـ اغلب مستندات دعوي بدون مهر برابر اصل ارسال مي­شود.

(20 ص8)

5ـ اعتراض به گواهي حصر وراثت به دادگاه تجديد نظر ارسال مي­شود.

(20 ص8)

6ـ دادنامه تجديد نظر خواسته يا اخطاريه تبادل لوايح به نشاني قديم ارسال مي­شود.

(20 ص8)

7ـ عدم­الصادق تمبر هزينه دادرسي در مرحله تجديد نظر 30% ارزش محكوم به يا خواسته و رقم تمبر و ساير موارد در اخطاريه رفع نقص ذكر نمي­شود.

(20 ص8)

8 ـ پرونده مربوط به واخواهي به تجديد نظر ارسال مي­شود و پرونده اصلي ضميمه نمي­باشد.

(20 ص8)

9ـ اوراق تجديد نظر خواهي و ضمائم ناقص است يا از حيث لايحه دفاعيه نقص وجود دارد.

(20 ص7)

10ـ‌ ارسال پرونده بدون دستور مقام قضائي.

(20 ص7)

11ـ عدم ثبت رضايت نامه.

(20 ص7)

12ـ اعاده پرونده جهت رفع نقص از ناحيه مدير دفتر شعبه.

(20 ص7)

13ـ عدم تايپ دادنامه بدوي.

(20 ص6)

14ـ پرونده­­ها بدون برگ شماري و به صورت اوراق واصل مي­گردد.

(20 ص6)

15ـ تجديد نظر خواه در مرحله بدوي در امر كيفري برائت حاصل مي­نمايد، ليكن در امر حقوقي نسبت به موضوع محكوم مي­شود بايستي حتماً‌ دادخواست و لايحه تقديم كند تمبر هزينه دادرسی معادل 3% ارزش محكوم به يا خواسته ابطال شود.

(20 ص6)

16ـ تجديد نظر خواهي خارج از مهلت تقديم مي­شود اعلام معذوريت مي­شود و بدون اظهار نظر به دادگاه تجديد نظر ارسال مي­شود.

(20 ص6)

17ـ دادنامه تجديد نظر خواسته به جاي وكيل كه نه عزل شده و نه استعفا داده به موكل ابلاغ مي­شود.

(20 ص6)

18ـ در ستون تجديد نظر خواه يا تجديد نظر خوانده يك اسم قيد و كلمه (و غيره) را ذكر و يا يك اسم ذكر و كلمه (شركاء) را قيد مي­نمايند.

(20 ص6)

19ـ عدم­الصاق تمبر تعاون و مالياتي توسط وكلاي طرفين.

(20 ص6)

20ـ عدم­الصاق تمبر هزينه دادرسي در خواسته مالي و كسري تمبر و خواسته غير مالي.

(20ص 6)

21ـ در اشخاص حقوقي دليل مديريت قيد نمي­شود.

(20 ص6)

22ـ عدم امضاء تجديد نظر خواه در ذيل دادخواست يا لايحه تجديد نظر خواهي.

(63 ص 130)

23 ـ عدم دقت کافی در انجام تبادل لوایح

(63 ص210)

24 ـ ارسال پرونده به مرجع تجدیدنظر بدون انجام تبادل لوایح

(63 ص18)

25 ـ ارسال پرونده دعوی اصلی به دادگاه تجدیدنظر قبل از قطعیت دادنامه اعسار از هزینه دادرسی

(63 ص19)

26 ـ ارسال پرونده به دادگاه تجدیدنظر قبل از انقضای مدت تجدیدنظر خواهی سایر طرفین پرونده

(شماره 39 ص182)

راهكار1: کنترل پرونده­های وارده به دادگاه تجدیدنظر قبل از ارجاع به شعب

به محض ورود پرونده به دادگاه تجديد نظر و بدون ارجاع آن به شعب گروهي متشكل از كارشناسان، تمام پرونده­هاي وارده روزانه را از حيث نواقص موجود در جدول بررسي و در صورت وجود نقص با تذكر لازم موضوع را به دفاتر دادگاه­هاي بدوي اعلام تا پس از اقدامات قانوني لازم جهت رفع نقص، پرونده به دادگاه تجديد نظر ارسال گردد. در صورتي كه امر اعاده پرونده، قضايي تلقي و مداخله قضات تجديد نظر در صدور دستور اعاده ضروري فرض شود پيشنهاد مي­گردد شعبه يا شعبي تحت عنوان شعب رسيدگي به امور فوري، پرونده­هاي ناقص يا تجديد نظر خواهي از آراي قطعي را ظرف مدت حداكثر 48 ساعت تعيين تكليف و اعاده نمايند.

راهکار 2 : تهیه چک لیست کنترل رعایت مقررات قانونی در پرونده­ها

قبل از وصول پرونده به دادگاه تجديد نظر نيز فيلتر ديگري تعبيه مي­شود. به اين ترتيب كه با تهيه چك ليست­هايي رعايت مقررات قانوني در پرونده توسط گروهي از كاركنان خبره دفتري با درج اسم و مشخصات كامل كنترل و تنها پس از اطمينان از اينكه پرونده فاقد نواقص اشاره شده در جداول شمار2 و3 است نسبت به ارسال آن به دادگاه اقدام گردد.

به نظر مي­رسد با 6 ماه كنترل پيوسته و استفاده بجا از ابراز تنبيه و تشويق مسئله ريشه­كن خواهد شد. با كنترل مستمر اين فرم­ها كه حتماًّ‌ بايد مشخصات كامل كارمندان تنظيم كننده با مهرهاي از پيش تعيين شده در آن درج شود نحوه انجام وظايف كارمندان مذكور توسط واحد ارزشيابي بررسي و توصيه­هاي لازم با تكيه بر اهرم­هاي تشويق و تنبيه جهت اصلاح امور دفاتر به عمل مي­آيد.

راهکار 3 : تهیه نرم افزار محاسبه هزینه­ها با کمک متخصصین اتوماسیون تشکیلات قضایی

مشكل مهم هزينه دادرسي و تمبر مالياتي وكالت­نامه حسب بررسي و مذاكرات به عمل آمده با متخصصين اتوماسيون تشكيلات قضايي با تهيه نرم افزار محاسبه هزينه­ها و ارسال به تمام دادگستري­هايي كه لااقل مجهز به يك دستگاه رايانه هستند قابل حل است. به نظر تا اتوماسيون كامل كارهاي اداري و آيين دادرسي با هزينه كم اين مشكل يك­بار و براي هميشه قابل حل باشد. بديهي است هر پرونده بايد شامل يك برگ رايانه­اي محاسبه هزينه دادرسي و تمبر وكالت باشد.

راهکار 4 : بازرسی­های مستمر و هدفمند و تهیه گزارش آماری از اشتباهات کادر دفتری و دادن تذکرات لازم

يكي ديگر از راه­هاي كنترل شكل­گيري پرونده­هاي ناقص ادامه روند آمارگيري تفصيلي از فراواني اشتباهات كادر دفتري و انجام بازرسي­هاي مستمر و هدفمند و تهيه گزارش از تلاش­هاي آنان براي تقليل اشتباهات است. آمار كور و رايج كه در تعداد وارده و مختومه خلاصه مي­شود فايده مهمي در بر ندارد. دادگاه تجديد نظر تهران اين نوع بازرسي و تذكر به دفاتر را از مدت­ها پيش آغاز و در پايان هر ماه ليستي از نواقص را كه بايد تا بازرسي بعدی رفع شود كتباًّ به مدير دفتر شعبه تحويل مي­دهد و رفع نواقص را تا بازرسي بعدي درخواست مي­نمايد كه اين اقدام نتايج مثبتي را در برداشته است.

راهکار 5 : تأثیر شکل ظاهری پرونده در کاهش اطاله دادرسی

در ارتباط با شكل ظاهري پرونده، تغيير در شكل، رنگ و اندازه اوراق و فرم­هاي مخصوص مثل برگ­هاي دادخواست به دادگاه نخستين و تجديدنظر به نحوي كه صحافي و نيز دسترسي به اطلاعات را آسان نمايد. مورد تأكيد است و براي نمونه پيشنهادهاي برخي از همكاران قضايي براي اين فرم­ها در ضمايم آورده شده است (پيوست شماره 5 الي 13). جلوگيري از درج مطالب در پشت اوراق مهم پرونده اثر قابل توجهي در تسهيل مطالعه آن دارد. به علاوه اختصاص رنگ مخصوص به دادنامه هاي محاكم بدوي؛ تجديد نظر و ديوان عالي كشور و ديوان عدالت اداري و بالاخره شوراهاي حل اختلاف نيز در نظم دادن به پرونده اهميت دارد. سروسامان دادن به لوايح اصحاب دعوا و تهيه فرم مخصوص لايحه در اندازه كاغذA4 به بخش مهمي از نابساماني­هاي ظاهري پرونده پايان خواهد داد.

راهکار 6 : تهیه دستورالعمل جامع شرح وظایف متصدیان امور اداری

تهيه دستورالعملي كه جامع شرح وظايف متصديان امور اداري و تمام توصيه ­هاي موضوع
بخش­نامه­هاي قوه قضاييه باشد در قالب كتابچه راهنماي متصديان امور دفتري ضرورت دارد. اين دستور­العمل مراحل مختلف آماده كردن يك پرونده، قالب استفاده در دادگاه را به زبان ساده بيان خواهد كرد.

راهکار 7 : استفاده از برگ خلاصه وضعیت پرونده ملصق به جلد آن

استفاده از برگي خلاصه وضعيت پرونده ملصق به جلد آن كه با انعكاس خلاصه اقدامات و طرح سؤالاتي چند هم احاطه به پرونده را تسهيل مي­كند و هم به قاضي رسيدگي كننده لزوم برخي از اقدامات را يادآور مي­شود. نوع اطلاعات خواسته شده در اين برگه براساس ليست اشتباهات رايج كه اطاله دادرسي را به دنبال دارد تعيين مي­شود. براي مثال برخي از مهم­ترين موارد صدور دادنامه اصلاحي مربوط به اشتباه در مشخصات سجلي اصحاب دعوي است كه با درج نام و نام خانوادگي به حروف مقطعه در دادخواست و برگ خلاصه وضعيت تقليل مي­يابد. كم نيست مواردي كه در آن دادگاه تجديد نظر به علت عدم اظهار نظر دادگاه بدوي در مورد تمام خواسته­هاي مطروحه در ستون خواسته، پرونده را جهت رسيدگي بدوي به دادگاه اعاده
مي­نمايد. الزام به تفكيك خواسته­ها در اين برگه و درج نتيجه رسيدگي براساس خواسته به منظور احتراز از اين مشكل خواهد بود. همچنين تغيير خواسته در جلسه اول يا تقليل آن در ساير جلسات مورد غفلت قرار
مي­گيرد و همين امر بخش ديگري از اشتباهات قضايي را سبب مي­شود.

راهکار 8 : آموزش لازم در خصوص چگونگی طرح دعوا و تقدیم لایحه

دو اخطار مهم يكي مربوط به آگاهي دادن به كساني است كه مي­خواهند در دادگاه طرح دعوا نمايند در 18 مورد و ديگري مربوط به آگاهي دادن به كساني است كه مي­خواهند لايحه به دادگاه تقديم نمايند در 14 مورد ضميمه جزوه دادگاه تجديد نظر استان مي­باشد كه نصب آن در محل­هاي مناسب واحدهاي قضايي خالي از فايده نخواهد بود.

پ(شماره 43 ص14)

راهکار 9 : عدم ارسال پرونده به تجدیدنظر و صدور قرار رد دادخواست توسط دادگاه بدوی

دادگاه­ها در صورت تقديم دادخواست خارج از نوبت، قرار رد دادخواست را صادر كنند و بي­دليل پرونده را به دادگاه تجديد نظر ارسال نكنند، تا از مطالعه دادرسي و تأخير بي­مورد جلوگيري بشود.

(ش 68 ص 11)

راهکار 10 : رعایت نکات لازم قبل از ارسال پرونده به مرجع تجدیدنظر یا دیوان

مواردی که قبل از ارسال پرونده به مرجع تجدیدنظر یا دیوان باید لحاظ و رعایت شود و تکلیف مدیران دفاتر بدوی با تجدیدنظر است از قبیل کنترل هزینه­های دادرسی مرحله بدوی یا تجدیدنظر در مهلت بودن ـ تبادل لوایح و از این قبیل در قانون تصریح و ضمانت اجرایی قطعی برای آن قرار داده شود تا از اطاله دادرسی کاسته شود. بسیاری از اوقات برگشت پرونده­ها به محکمه بدوی ناشی از بی­دقتی و اهمال کاری یا عدم اگاهی مدیران دفاتر به وظایف قانونی­شان می­باشد.

(27 ص26)

مشکل نوزدهم: مفقود شدن پرونده­ها و یا برگه­هایی از پرونده

1ـ مفقود شدن پرونده_­­ها و يا برگه­هائي از پرونده كه عوامل ريشه­اي آن عبارتند از: 1ـ فقدان نظام مستند سازي و تهيه نسخه­هاي پشتيبان بدل. 2ـ فقدان سيستم كارآمد براي نقل و انتقال پرونده­ها به صورت داخلي و بين دستگاهي.

(14 ص6)

راهكار 1 : برقراری سيستم ثبت اطلاعات الكترونيكي پرونده­ها در مجتمع­هاي قضائي.

(14 ص10)

راهکار 2 : نظارت بر برگ شماري و نظام كد گذاري كنترل پرونده­ها، به ويژه در دادسراها.

(14 ص7)

راهکار 3 : لاك و مهر نمودن سندها و ضمايم مهم پرونده­ها و اعطاي رسيد.

(14ص 8)

راهکار 4 : بسته بندي مناسب پرونده­ها براي جلوگيري از مفقود شدن اوراق.

(14 ص9)

راهکار 5: تهيه و ابلاغ دستورالعمل نحوه تحويل و تحول پرونده­ها و اسناد از بايگان قديم به بايگان جديد.

(14 ص9)

راهکار 6 : ايجاد سازو كارهاي ارسال پرونده­ها از طريق پيك يا پست سفارش.

مشکل بیستم: عدم اتخاذ تصمیم و اقدام فوری به دلیل ارتباط پرونده جدید با پرونده قبلی

راهکار: ملاحظه پرونده جدید با پرونده­های سابق مطروحه توسط دادگاه

براساس ماده64 ق. آ. د. م دفتر دادگاه مكلف است پس از تكمیل پرونده فوراً آنرا در اختيار دادگاه قرار دهد. نكاتي كه در تقديم پرونده پس از تكميل به دادگاه ضروري است توجه به اين امر است كه در بعضي از دعاوي ضرورت دارد دادگاه پرونده جديد را با پرونده سابق مطروحه مورد ملاحظه قرار دهد. چنين امري به خصوص در اقامه دعاوي طاري مورد توجه است، در اين قبيل موارد ضرورت دارد دفتر پرونده جديد را با پرونده قبلي به طور توأم تقديم دادگاه نمايد تا اتخاذ تصميم ملاحظه پرونده قبلي موجب اطاله دادرسي را فراهم نياورد.

(16 ص29)

مشکل بیست و یکم: عدم ثبت لوایح و دادخواستها به محض وصول و اعطای رسید و تضیع حقوق اصحاب دعوا

راهکار : ثبت لوايح و دادخواست­ها به محض وصول و اعطاي رسيد:

يكي از وظايف دفتر دادگاه ثبت لوايح و دادخواست­ها ­اعم از بدوي تجديد نظر و فرجام و اعطاي رسيد با شماره ثبت آن به دادخواست دهنده مي­باشد. اين امر علاوه بر اين كه موجب جلوگيري از تضييع حقوق اصحاب دعوا را فراهم مي­نمايد. موجب خواهد شد در مراجعه بعدی اصحاب دعوا وقت ايشان و فرصت دفتر تلف نگردد و دفتر دادگاه از انجام وظايف ديگر باز نماند.

(16 ص26)

مشکل بیست و دوم : عدم ثبت لوایح و ثبت پاسخ استعلامات

راهکار: صدور دستور ثبت لایحه و توجه به فوری بودن آن و پاسخ استعلام توسط دفتر

يكي از وظايف مدير دفتر صدور دستور ثبت لوايح و ثبت پاسخ استعلامات است. به محض اينكه لايحه­اي واصل شد مدير دفتر وظيفه صدور دستور ثبت آن را دارد و در موقع صدور دستور ثبت بايد توجه نمايد كه آيا اقدام فوري و خارج از نوبت در خصوص آن لايحه يا پاسخ استعلام لازم است يا نه؟ و در صورت مثبت بودن بايد مدير دفتر در هنگام صدور دستور مثبت قيد نمايد پرونده به نظر دادگاه برسد.

(16 ص45)

بعضي از دفاتر در خصوص اعاده اخطاريه ابلاغ شده رفع نقص معمول مي­نمايند که كاري عبث و غير ضروري مي­باشد و همچنين در برخي از موارد كه اتخاذ تصميم در پرونده ضرورتاً بايد با ملاحظه پرونده ديگر صورت گيرد دفتر بايد در تقديم چنين پرونده­اي پرونده مورد لزوم براي ملاحظه را نيز به پيوست تقديم نمايد. به عنوان نمونه در صورتي كه از رأي اعاده دادرسي صورت گرفته باشد دفتر در موقع تقديم پرونده اعاده دادرسي بايد پرونده رأي مورد اعاده دادرسي را نيز به پيوست تقديم دادگاه نمايد. وظيفه دوم دفتر را به عنوان وظيفه ارشادي و همكاري مي­توان مورد توجه قرار داد. توضيح مطلب اينكه قاضي به عنوان انسان بودن جايزالخطا مي­باشد و با توجه به اينكه اغلب كادر دفتري در نتيجه تحصيلات دانشگاهي در رشته حقوق با تجربيات سابقه به عنوان معاون و همكار قاضي محسوب مي­شوند در مواردي كه تصور مي­نمايند تصميم قضايي دادگاه غير ضروري يا غلط بوده بهتر است با رعايت نزاكت. اين امر را به قاضي مربوطه يادآوري نمايند. بديهي است هيچ قاضي در صورت رعايت نزاكت در تذكر از عمل كارمند دل آزرده نبوده و موجبات امتنان نيز فراهم خواهد شد.

مشکل بیست و سوم: صدور دستورهای غیر ضروری یا غلط توسط دفتر دادگاه

راهکار: لزوم دقت اعضای دفتری در اصلاح و بازبینی دستورات و تصمیمات قضایی

هرچند اصلاح و بازبيني دستور و تصميمات قضايي بر عهده قضات بوده لكن اعضاي دفتري نيز در اين امر از دوحيث داراي وظيفه مي­باشند. وظيفه اول ايشان را به عنوان وظيفه قانوني مي­توان تلقي نمود. توضيح مطلب اينكه در برخي از موارد دفتر دادگاه به جانشيني از قاضي وظايف شبه قضايي را انجام مي­دهد. در چنين مواردي دفتر مكلف است از صدور دستورهاي غير ضروري يا غلط اجتناب نمايد. به عنوان مثال دفتر دادگاه به جهت عدم تقديم دليل مالكيت با وجود عدم استناد خواهان در دادخواست حق صدور اخطاريه رفع نقص به جهت غلط بودن و غير ضروري بودن آن را در مقطع بررسي شكلي دادخواست ندارد و همچنين به محض اينكه متعاقب اخطار رفع نقص خواهان اقدام به رفع نقص نمود، دفتر مكلف است پرونده را جهت اتخاذ تصميم در صورت كامل بودن از جهات ديگر تقديم دادگاه نمايد.

(16 ص51)

مشکل بیست و چهارم: بلاتکلیف ماندن پرونده­های جریانی به جهت عدم ارسال پرونده­های استنادی

در حال حاضر پيدا كردن يك پرونده از ميان ميليون­ها پرونده فرصت و زمان زيادي را مي­طلبد. يكي از عوامل اطاله دادرسي عدم ارسال پرونده­هاي استنادي است و تا پرونده استنادي تحويل داده نشود دادگاه قادر به ادامه رسيدگي نيست. در موارد متعدد پرونده­هايي مشاهده شده است كه سال­ها به علت عدم وصول پرونده استنادي بلاتكليف مانده است و در تعقيب موضوع معلوم شده است دادگستري محلي كه پرونده از آن مطالبه گرديد، قادر به يافتن پرونده مورد نظر نيست. اين معضل به علت استفاده از متد متروك و قديمي بايگاني و ثبت و ضبط پرونده­ها حاصل شده است. همين وضعيت در ارسال مراسلات نيز ديده مي­شود.

(14 ص11)

راهکار 1: تهيه دستورالعمل و ابلاغ اعلام وصول پرونده­هاي استنادي توسط مديران دفاتر و اعلام كتبي به قاضي.

راهکار 2: تهيه دستورالعمل و ابلاغ نظارت قاضي بر دقت در تهيه بدل.

راهکار 3: تبيين گردش كار در صدور احكام و قرارها.

(14 ص10)

راهکار 4 : تدوين بخشنامه براي پرهيز از ارسال پرونده استنادي در صورت همزماني رسيدگي آن در مرجع قضايي اصلي.

(14 ص4)

راهکار 5 : اصلاح مقررات آيين دادرسي در رابطه با پرونده­هاي استنادي با مشخص شدن شيوه و رويه

(14 ص13)

راهکار 6 : استاندارد نمودن زمان، محتوا و رويه براي ارسال به مرجع درخواست كننده و اعاده پرونده به مرجع اصلي.

(23 ص16)

مشکل بیست و پنجم: ثبت ناقص و يا اشتباه آدرس اقامتگاه طرفين (عدم توجه به تبصره يك ماده 129 ق. آ. د. ك.):

راهکار1 : رعایت دقیق تبصره یک ماده 129 ق. آ. د. ک

تبصره يك ماده 129 قانون آيين دادرسي كيفري در هنگام تكميل شدن اوراق تحقيق اگر به نحو كامل و دقيق مورد توجه قرار گيرد و تمام موارد اعلامي در ماده و تبصره مرقوم مكتوب گردد حداقل پنجاه درصد مشكل ابلاغ اوراق قضايي حل خواهد گرديد و اين در حالي است كه ثبت ناقص و يا اشتباه آدرس اقامتگاه طرفين، باعث اعلام آدرس ناقص و يا اشتباه از سوي شعبه قضايي رسيدگي كننده به مراجع ابلاغ مي­شود. که به جهت عدم شناسايي آدرس مذكور وسيله ضابطين قضايي و يا مأموران ابلاغ، اوراق قضايي به دليل ناقص بودن و يا اشتباه بودن آدرس، اعاده می­شود هر چند که مأموران ابلاغ سعي مي­كنند تا نسبت به شناسايي آدرس اقدام كنند ولي توفيقي حاصل نمي­نمايند زیرا نداشتن پلاك شناسايي آدرس اعلامي، خود نيز باعث تأخير در اعاده اوراق قضايي و تجديد بي­مورد جلسات دادرسي مي­گردد.

(30 ص10)

مشکل بیست و ششم : تأخیر در رسیدگی به دلیل ارسال اوراق بدون ثبت در دفاتر:

گاهي بعضي دادگاه­ها بدون در نظر گرفتن مقررات، اوراق قضايي را به وسيله اشخاص به اداره مورد نظر ارسال يا ابلاغ اوراق دعوي به ادارت و مؤسسات را مستقيماً به ادارات فرستاده و موجبات تأخير در رسيدگي را فراهم مي­آورند.

راهکار: خودداری از ارسال اوراق قضایی به وسیله اشخاص و استفاده از پیک سفارشی

به منظور جلوگيري از اطاله دادرسي لازم است مقرر شود از ارسال اوراق قضايي به وسيله اشخاص، بدون ثبت در دفاتر و اخذ رسيد، خودداري شده و از طريق پست سفارشي يك قبضه، استفاده گردد و ابلاغ اوراق دعوي توسط مأمور ابلاغ ارسال شود تا از ايجاد بي­نظمي و اخلال در امور مربوطه جلوگيري به عمل آمده و موجبات اطاله دادرسي فراهم نشود.

(37 ص31)

مشکل بیست و هفتم : كارشناسي­هاي كارمندان غير متعهد و تأخیر در جریان دادرسی

كارشكني­هاي كارمندان غير متعهد، واقعاً قاضي و كل دستگاه قضايي را تحت­الشعاع قرار
مي­دهد، اين گونه كارمندان با اين كارها مي­توانند جريان دادرسي را به مدت قابل توجهي به تأخير انداخته و در نتيجه موجبات بدبيني مردم به نظام قضايي را ايجاد نمايند.

حركات ايذايي اين كارمندان غير متعهد آن­قدر براي دستگاه قضايي گران مي­باشد كه گاهي مي­تواند جريان دادرسي را وارونه نموده و ايجاد نارضايتي نمايد.

راهکار : نظارت مستمر و بهره گیری صحیح از تشویق کارمندان ساعی و کوشا و تبیه کارمندان خاطی

در چنين وضعيتي تنها تغيير محل خدمت كارمندان به منظور پيشگيري از وقوع تخلفات احتمالي راهكار مؤثري نمي­باشد. لذا برنامه­ریزی برای نظارت مستمر و بهره­گیری صحیح از تشويق و تنبيه براي خادم و خاطي اجتناب ناپذير است.

(4 ص72)

گفتار دوم­ـ مشكلات ناشي از عدم شرايط مطلوب براي كارمندان اداري:

شكي وجود ندارد كه محور اصلي نيروي انساني در دادگستري قاضي است و ساير عوامل انساني از جمله كارمندان و ضابطين و كارشناسان و ساير عوامل همگي لوازم و تعهدات لازم را فراهم مي­نمايند تا قاضي بتواند در هر قضيه تصميم نهايي را اتخاذ نمايد اما با اين وصف نمي­توان نقش مهم كارمندان اداري دادگستري را در امر قضاوت و علي­الخصوص در امر اطاله دادرسی ناديده گرفت به علل مختلفي امروزه كارمندان در انجام وظايف خود بي­­انگيزه شده­اند از جملة اين عوامل وضعیت معيشتي نامطلوب و مشكلات شخصي و مشاهده تفاوت نسبي از نظر شأن وضع حقوق دريافتي با قضات و عدم وجود ضابطة خاص در ارتقاء شغلي و احساس تبعيض و تفاوت از نظر دريافت مزايا و سختي كار بين كارمندان ستادي و كارمندان شعب قضايي و عدم آموزش كافي اوليه از جمله مشكلاتي است كه پيش­رو كارمندان وجود دارد.

(37 ص27)

كارمندان اداري كه بخش عمده­اي از مستخدمين قوه­قضاييه را تشكيل مي­دهند با مشكلات عديده­اي مانند: سختي معيشت، فشار كار، بي­ثباتي شغلي، احساس كم توجهي و … روبه­رو هستند.

علاوه بر آن تعداد زيادي از آنان از تحصيلات قابل استفاده در دادگستري محروم بوده و از دانش كار و آشنايي با وظايف و اختيارات اداري خود هم بي­بهره هستند.

به نظر مي­رسد هر يك از این عوامل به تنهايي كافي است تا موجبات اطاله دادرسي را فراهم نمايد و اگر براي رفع اين معضلات چاره اساسي انديشيده نشود و حتي با وجود مديران لايق و قضات كارآمد و فراهم شدن امكانات، باز هم يكي از عوامل مهم اطاله دادرسي باقي خواهد ماند.

مشکل اول: تفاوت فاحش حقوق کارمند و قاضی در فرآیند رسیدگی­ها و انجام وظیفه کادر غیر قضایی

باتوجه به استثناء بودن قضات از نظام هماهنگ پرداخت حقوق و مزايا و با توجه به گسترش وسيع دانشكده­هاي حقوق در سراسر كشور حتي در شهرهاي كوچك نيز بسياري از كارمندان دادگستري در حال حاضر مشغول تحصيل در رشته حقوق هستند و تعداد قابل توجهي نيز فارغ­التحصيل اين رشته­ بوده و اكنون به عنوان كارمند در دادگستري مشغول خدمت هستند و همین امر يعني وجود تعداد قابل توجهي ليسانس حقوق در بين كارمندان سبب گرديده است كه آنها بين خود و قاضي از لحاظ مدرك تحصيلي تفاوتي نبينند و دائماًّ با مقايسة وضعيت شغلي خود با قضات علاوه بر دلسردي خود اين روحيه را به ساير كارمندان ديگر نيز انتقال دهند و به راحتي تسليم دستورات قضات نشوند كه در واقع كنترل كامل شعب از اختيار قضات خارج مي­شود و سبب نگراني و ايجاد مشكل براي قضات نيز شده­اند. در مواردي مشاهده شده كه اين قبيل كارمندان ضمن مراوده با ارباب رجوع و راهنمايي آنها به طرح شكايت از قضات در مراجع نظارتي و انتظامي و برخي دخالت­ها و اظهار نظرهاي بي­جا در مجموع سبب ايجاد مشكل شده­اند و محيط كار را متشنج و نا آرام مي­نمايند. از اين رو انرژي و وقت اعضاء شعب در غير هدف اصلي كه رسيدگي به پرونده­هاست مصرف مي­گردد و در نهايت منجر به انباشت كار شعب و طولاني شدن دادرسي­ها مي­شود.

راهکار:

(13 ص37)

مشکل دوم: پايين بودن سطح حقوق كارمندان اداري:

نقش فقر در بروز معضلات اجتماعي قابل كتمان نيست، لذا براي حل ريشه­اي بسياري از مشكلات اصولاً بايد يك رفاه نسبي براي همه افراد جامعه تدارك ديد. در وضع كنوني كشورمان، قشر زحمت­كش كارمندان، وضعيت شكننده­اي پيدا كرده­اند چرا كه اغلب آنها، تنها ممرّ معاششان همان حقوقي است كه ماهانه از دولت دريافت مي­كنند. مي­دانيم بسياري از پديده­هاي بين­المللي و اتفاقات داخلي قبل از ديگران بر معيشت كارمندان دولت اثر مي­گذارد. از طرف ديگر مجري تمامي برنامه­هاي دولت همین كارمندان هستند يعني در واقع ضعف عملكرد آنها به نوعي بركل جامعه اثر منفي مي­گذارد.

از اين رهگذر است كه بايد وضعيت معيشتي و مشكلات شخصي كارمندان دولت را جدي گرفت._­­ اما اين مسأله در خصوص كارمندان اداري وزارت دادگستري صورت حادتري به خود مي­گيرد؛ چرا كه آنها به خاطر ارتباط مستمر و نزديك با قضات و آشنا به راههاي قانوني، بيشتر در معرض سوء استفاده از ديگران هستند. نكته ديگر اين كه اعمال خلاف اينها چهره كلي دستگاه قضايي را ملكوك مي­نمايد. اظهارات بسياري از قضات و كارمندان حاكي از آن است كه فاصله حقوق كارمندان با قضات وقتي از حد معمول مي­گذرد تنش و بي­انگيزگي كاري در ميان آنها بيشتر مي­شود.

گرچه حل اين مشكل تنها به همت قوه­قضاييه ممكن نيست ولي با عنايت بيشتر به اين افراد از طرق مختلفي كه بايد از سوي كارشناسان و روانشاسان مشخص شود تا حدي مي­توان مشكلات را تقليل داد.

(37 ص30)

راهکار : رفع مشکلات معيشتي كاركنان اداري:

شايسته است، قوه­قضاييه به كادر اداري خويش نيز توجه بيشتري نمايد و با هماهنگي دولت و مجلس آنان را از حقوق كافي برخوردار سازد، تا كارمندان با فراغ خاطر به كار اصلي خود بپردازند.

(37 ص171)

چنانچه شخص صالح در جاي خود منصوب گردد بايد زندگي وي از هر جهت تأمين گردد به نحوي كه چشم و دلش سير باشد و با مراجعه كنندگان با احترام و حفظ شأن برخورد كند.

وقتي احتياجات اوليه زندگي برطرف شده باشد فرد دغدغه فكري ندارد و فكر و ذهن وي به دنبال تأمين معاش بيشتر نيست. بنابراين با تمركز مي­تواند به وظايف سازماني خود بپردازد و تنها به كارش فكر كند. اين تمركز فكري موجب مي­شود در ايفاي وظايف خود تسريع و دقيق به نتيجه برسد. از طرف ديگر بعد از ساعات اداري به دنبال شغل دوم نيست و علاوه بر حفظ شأن و جايگاه خود براي استفاده از حداكثر توان در روز اداري امكان استراحت پيدا مي­كند و يا به مطالعه و آموزش مي­پردازد.

تا سرمايه­اي علمي براي وظيفه و شغل خود به دست آورد و يا در اوقات فراغت به كارهاي اداري معوقه بپردازد. در نتيجه دستگاه قضايي از عامل انساني حداكثر استفاده را مي­برد كه نتيجه آن ارتقاي كيفي و كمي فعاليت­هاي تشكيلات قضايي خواهد بود. در كنار اقدامات رفاهي براي كارمندان، كنترل و نظارت بر كار آنان را نبايد از نظر دور داشت. تشويق و تنبيه اگر به صورت صحيح و مستند صورت پذيرد عامل محرك براي كاركنان فعال و عامل بازدارنده براي كاركنان غير فعال خواهد بود كه بطور غير مستقيم تأثير خود را در بالا بردن ميزان كار و فعاليت عمومي دادگستري از لحاظ كمي و كيفي باقي مي­گذارد.

(36 ص 95)

مشکل سوم: مشکلات شخصی و دلسردی کارکنان اداری

مشكلات شخصي كاركنان اداري: بعضي از كارمندان در محيط كار با دلسردي انجام وظيفه مي­نمايند و در كارشان بي­انگيزه مي­باشند، كه با كمي دقت معلوم مي­شود اين موارد ناشي از مشكلات دروني و شخصي است.

راهکار: تحقيق در مورد وضعيت معيشتي و فرهنگي و اجتماعي كارمندان و رسيدگي در بهتر شدن وضعيت آنان ايجاد برنامه­هاي روحيه بخش در محيط اداري و خارج از اداره.

(21 ص 61)

ايجاد نهاد ياري رساني در قوه در برابر اتفاقات و حوادثات ناگواري كه براي كاركنان تشكيلات قضايي رخ مي­دهد (مانند رفع محروميت­ها، كمك­هاي آموزشي و تحصيلي، كمك درماني، پرداخت وام، تهيه جهيزيه و وام ازدواج و…)

(36 ص 96)

مشکل چهارم : عدم انگيزه به دليل وجود تبعيض و تضاد در نيروهاي اداري

نابرابري بين كارمندان باعث مي­شود كه عملكرد آنها تضييع ­شود.

راهکار : رعایت چارت سازمانی و قراردادن افراد در پستها با توجه به تخصص و توانایی­ها

رعايت چارت سازماني از طرف مسؤولان، قراردادن افراد در پست­ها با توجه به تخصص و توانايي­هاي لازم آنان، شخصيت دادن به كارمندان، ايجاد امنيت شغلي براي كارمندان، شايستگي­هاي علمي و اخلاقي و تجربه در نظر گرفته شود.

(30 ص 7)

مشکل پنجم: كافي نبودن آموزش­هاي كادر دفتري:

الف­ـ گاهي اوقات قضات و رؤساي محاكم و رؤساي دادگستري مي­خواهند كادر اداري بدون هيچ­گونه پرسشي كار خود را انجام دهند، دلايلي هم براي اين كار دارند،‌ مثلاً‌ اينكه آنها حقوق دريافت مي­كنند و بايد كارشان را انجام دهند و يا اينكه قاضي وقت ندارد كه به پرسش­هاي آنان پاسخ بگويد و… در نتيجه مأمورين اداري بر اثر عدم آگاهي از علت وجودي و اهميت مسأله كار مورد نظر را به انجام مي­رسانند. اهميت كار و بيان اهميت آن بايد از بعد فوايد و مضاري كه براي سيستم قضايي و همچنين نتايجي كه براي كاركنان در بردارد. براي كاركنان به نحو مطلوب توضيح داده شود. تعيين جايگاه وظايف و عملكرد كاركنان و مأمورين اداري در بهبود وضعيت نظام دادگستري و طي مراحل دادرسي بسيار حائز اهميت است. ايجاد انگيزه و علاقه نسبت به كار از نتايج اين امر است در بسياري موارد قضات و روساي محاكم از اهميت كارها آگاهي (30 ص 7) دارند ولي مأمورين اداري از اين موضوع بي­اطلاع هستند، درنتيجه ممكن است آن را بي­اهميت بدانند و اقدام لازم را صورت ندهند. در چنين مواردي تنها با نظارت شديد ممكن است مأمورين اداري كارها را انجام دهند اما بديهي است كه اين وضعيت نمي­تواند هميشه ادامه داشته باشد. راه­حل اساسي آن اين است كه دليل انجام دادن كار براي كاركنان و ضرورت آن روشن باشد و به منظور عملي نمودن اين هدف و آگاهی دادن مأموریت اداری به دلايل و ضرورت انجام دادن كار و پيشنهاد مي­شود: 1ـ قضات بايد قبل از واگذاري كار، مأمورين اداري را از علت و ضرورت انجام دادن امري كه به خاطر آن به استخدام در­آمده­اند، آگاه كنند منافع و مضاري كه براي سيستم دارد و نحوه ارتباط و تأثيرو تأثر با حق و حقوق مراجعين و واحد­هاي ديگر سيستم و همچنين مأموريت سازمان، براي آنان به خوبي تشريح گردد.

2ـ قاضي اگر مي­خواهد اقدامي در جهت حل مشكل براي بهبود كيفيت كار انجام دهد بايد مسئله را به تفصيل توضيح دهد و اهداف آن را كاملاًْ‌ مشخص سازد. راه­حل­ها را مشروحاً مورد بحث قرار دهد و مزايا و مضار مورد انتظار را روشن نمايد.

3ـ قضات بايستي پاداش­هايي را كه بر اثر عملكرد خوب، نصيب كاركنان مي­گردد (از قبيل حيثيت، دانش افزايي موقعيت، آسايش، امنيت و پاداش مالي را) براي آنها توضيح دهد. همچنين تنبيه­هايي كه در نتيجه عملكرد نامناسب و ضعيف (مانند از بين رفتن حيثيت، عدم امنيتش شغلي و محروميت­ها و…) كه متوجه آنان مي­شود، به روشني بيان كند تا مأمورين اداري از عواقب عملكرد خود آگاهي كامل يابند و براي تنبیه و احياناً خاتمه كار، اتمام حجتي شده باشد.

ب­ـ در بعضي موارد مأمورين اداري تصور مي­كنند چنانچه در مورد نحوه انجام دادن كار از قضات پرسش نمايند دليل ضعف آنان خواهد بود و يا اينكه مورد سرزنش قرار خواهند گرفت و يا به پاسخ مطلوب دست نخواهند يافت. از سوي ديگر تعدادی از قضات گمان مي­كنند چون به كاركنان اداري در ازاء انجام دادن كار حقوق پرداخت مي­شود نبايد توضيحات لازمه را به آنها ارائه داد. تصور مي­كنند چنانچه به مأمورين اداري توضيحي دهند در واقع به جاي آنها فكر كرده و يا كار آنان را انجام داده­اند. برخي از قضات نيز تصور مي­كنند تنگي وقت و مشغله زياد اجازه چنين كاري را نمي­دهد. نتيجه اين مي­شود كه مأمورين اداري ندانند چگونه كار را انجام دهند. بنابراين به منظور آگاهي دادن به مأمورين اداري در رابطه با چگونگي انجام وظايف پيشنهاد مي­شود:

1ـ رؤساي حوزه­هاي قضايي فردي را براي آموزش كاركنان جديدالاستخدام تعيين و او را براي كار آماده سازند.

2ـ براي آموزش،‌ دستورالعمل و راهنما تنظيم و آن را استاندارد نمايند.

3ـ خود شخصاً‌ شيوه عمل كاركنان و نحوه عملكرد مطلوب را به آنان آموزش داده و درباره مشكلات و موانع و راه­حل­هايي كه وجود دارد، راهنمايي ارائه نمايد.

4ـ آموزش را به صورت كتبي يا عملي طراحي كنيد تا از طريق اجراي آن مطمئن شود مأمورين اداري واقعاً نحوه انجام دادن كار را به خوبي فراگرفته­اند يا خير. اگر كسي از اطلاعات مناسب برخوردار نبود، مجدداًّ‌ او را آموزش دهد. از كاركنان و مأمورين اداري بخواهد چگونگي انجام دادن كار را تعريف كنند يا آن را از قوه به فعل درآورند.

ج­ ـ گاهي مأمورين اداري به جزئيات وظايف خويش آگاهي لازم نداشته و حيطه مسؤوليت خويش را به خوبي نمي­شناسند. از اين كه كار درچه زماني شروع و در چه مدتي خاتمه يابد و يا اينكه نتيجه كار دقيقاً بايد چه چيزي باشد مطلع نمي­باشند در بسياري از موارد موضوع به طور كامل از سوي قضات به كاركنان اداري تفيهم نشده و آنچه در ذهن قاضي وجود دارد تماماًّ‌ به وي انتقال نيافته است در نتيجه مجبور به حدس زدن و برداشت­هاي متفاوت مي­شود و در نهايت موجبات ناهمگوني را فراهم مي­سازد. به عنوان مثال در پرونده كيفري قاضي دستور دعوت متهم پرونده را جهت دادرسي به دفتر صادر مي­كند. در این حالت ممکن است کارمند اداري او را احضار كند يا از طريق وثيقه گذار جلب نمايد و يا رأساً جلب صادر نمايد. علت اين امر آن است كه دستور به طور كامل به وي تفهيم نشده است و با به طور مثال وقتي رئيس دادگاه به كارمند مي­گويد «سروقت بيا» از اين كلمه و عبارت به انحاء مختلف تعبیر مي­شود: در رأس ساعت مقرر كارت زدن، استقرار در اتاق محل كار، مشغول كارشدن و…! بنابراين براي مطلع ساختن مأمورين اداري از اینکه انجام یافتن چه کاری از آنها مورد انتظار است پيشنهاد مي­شود:

1ـ قضات بايد براي افزايش كارآيي، مشكلاتي را كه بر اثر عدم اطلاع مأمورين اداري از انجام وظايف محوله به وجود مي­آيد تعيين نموده و شرح رفتار مورد انتظار را به كادر اداري اعلام داشته و مقاصد خود را دقيقاً روشن سازند.

2ـ چنانچه قاضي مي­خواهد بداند كه آيا كارمند از وظايف خود مطلع مي­باشد، فقط به پرسيدن اكتفا نكند، بلكه از او بخواهد آنچه از ايشان مقصود است، بيان كند.

3ـ در تنظيم شرح وظايف مأمور اداري اقتصار بكار نبرد بلكه به طور مبسوط عمل نمايد.

4ـ قاضي براي مأمور اداري در انجام امور محوله برنامه زمان­بندي شده تنظيم نمايد و مشخص سازد كه كادر دفتري چه گام­هايي را بايد بردارند.

د­ـ گاهي مأمورين اداري گمان مي­برند راه كار مورد نظر قاضي مؤثر نيست و نتيجه نخواهد داد و بر همين اساس كار را بر مبناي سليقه خود انجام مي­دهند. اين مورد معمولاًْ در موقعي جلوه
مي­كند كه فرد شغل جديدي را آغاز كند يا به جاي روش قديمي شيوه جديدي در كار ارائه شود. پيروي از دستورات قاضي محكمه براي حسن انجام امور كاملاًْ‌ ضروري است. به عنوان مثال وقتي قاضي اجراي حكم به كارمند دستور مي­دهد عمليات اجرايي تعقيب شده و تصوير حكم نيز به زندان ارسال گردد، كارمند مفاد حكم را به زندان اعلام وليكن از ارسال تصوير حكم به زندان به دليل اين كه هزينه داشته،‌ خودداري مي­ورزد و بعد زندان در اجراي مفادنامه ارسالي، دچار شك و شبهه شده و خواستار تصوير حكم گرديده و كسب دستور مي­نمايد! همين مكاتبات بعدي اطاله دادرسي را فراهم مي­سازد. بنابراين براي اينكه مأمور اداري فكر نكند راه كار قاضي صحيح نيست پيشنهاد مي­شود:

1ـ قاضي هنگامي كه كاري را به كارمند ارجاع مي­دهد از او بخواهد تا نظر خود را در مورد آن مسأله بيان كند. در صورتي كه با آن مخالف است قبل از شروع كار نسبت به تغيير نظر كارمند اقدام نمايد.

2ـ از آنجا كه مسؤوليت كار با قاضي است بايد توضيح متقاعد كننده­اي براي كارمند داشته باشد و روش خود را در راستاي قانون ارائه و كارمند را متقاعد كند.

3ـ چنانچه موفق نشد كارمند را متقاعد كند كه راه كار او مؤثر و قانوني است از كارمند بخواهد كه كار را طبق نظر او و با مسؤوليت او انجام دهد تا مسؤوليتي متوجه كارمند باشد.

(30)

هر چند كه امروزه شاهد برداشته شدن قدم­هاي بلندي در قوه­قضاييه راجع به دادن آموزش لازم به كادر قضايي و دفتري هستيم علي­رغم آن كادر فعلي پيش­بيني شده براي محاكم اكثراً آموزش­هاي لازم را در مشاغل تحت تصدي خود نديده و اجراي ناصحيح دستورات قضايي به نوبه خود در تجديد جلسات دادگاه مؤثر است. براي مثال به موجب قانون، مديران دفاتر دادگاه­ها بايستي موارد صدور قرار رد دادخواست را بدانند يا نحوه اجراي برخي از قرارها را كه اجراي آن به مدير دفتر محاكم واگذار مي­شود بايستي مطلع باشند يا منشي­هاي محاكم بايد نحوه تعيين اوقات به پرونده­هاي ارجاعي به محاكم را از حيث تعيين وقت­هاي معمولي و نزديك و فوق­العاده و احتياطي را بدانند و مواردي از اين قبيل كه بي­اطلاعي هر كدام از مديران و منشي­ها خود به نوعي در تجديد جلسات دادگاه مؤثر بوده و تأخير در رسيدگي را به دنبال دارد.

(ش64 ص5)

عدم آگاهی کادر دفتری نسبت به وظایف خود و انجام کارهای دفتری موجب تداخل در کار همدیگر نیز می­شود.

(37 ص71)

يكي از مشكلاتي كه قوه­قضاييه با آن مواجه است استخدام­هاي مقطعي و قراردادي از منابعي است كه اطلاعات حقوقي و دانش روز را ندارند. چگونه كارمند دفتري كه اصطلاحات حقوقي را
نمي­داند، مي­تواند كار دفتري را به خوبي انجام دهد؟

(26 ص 10)

راهکار 1: آشنايي و آگاهي دادن كارمندان اداري در خصوص رعايت مقررات و انجام وظايف و تكاليف قانوني.

(9ص 37)

راهکار 2 : سعی در دائمی نمودن آموزش کادر اداری

در خصوص آموزش كادر اداري بايد سعي و تلاش نمود و اين آموزش­ها بايد دائمي باشد.

(21 ص 56)

راهکار 3 : آموزش كارمندان جديدالاستخدام قبل از شروع بكار و استخدام آنها

ايجاد انگيزه خدمت در كارمند اداري از طريق ارايه حداقل امكان مادي و معنوي و كار فرهنگي مستمر و مصونيت دادن به آنها.

(ش57 ص 5)

راهکار 4 : آموزش­های غیرحضوری و مستمر

(ش63 ص 6)

راهکار 5 : اعلام وظایف قانونی کارمندان دفتری و وظایف مکمل پیش­بینی شده در دستورالعمل­ شماره 3 بصورت تابلو جهت آگاهی و عمل به آن­ها

(ش62 ص 19)

راهکار 6: تشکیل کارگاه­های آموزشی مناسب کارمندان

(منبع 37 – 1)

راهکار 7 : همکاری مراکز علمی و دانشگاه­ها از طریق اجرای برنامه­های مدون آموزشی به تربیت و تعلیم نیروی انسانی کارآمد

(ش 64 ص2)

راهکار 8 : حتی­المقدور ثبات پست و جلوگیری از جابجایی­های سریع

(ش 59 ص5)

راهکار 9 : نظام­مند نمودن جابجایی کارمندان، محدود نمودن صدور ابلاغ داخلی علاوه بر ابلاغ اصلی برای آنان به منظور کارآیی آموزش­های شغلی آنان

(36 ص29)

گفتار سوم­ـ علل ساختاري و سازماني در مورد كاركنان اداري در حوزه نظام قضايي كشور:

مشکل اول: كمبود كاركنان اداري (كمبود نيروي انساني):

كمبود نيروي اداري و استفاده از نيروهاي خدماتي غير كاردان، كه آثار منفي خود را در اجراي به موقع و صحيح دستورات قضايي و رعايت مقررات آيين دادرسي بجاي گذاشته و باعث تطويل دادرسي مي­شوند.

استفاده از اين قبيل نيروها توسط مسؤولين قضايي و حوزه­هاي قضايي به جهت عدم آموزش اين­گونه نيروها قبل از بكارگيري آنها مطلوب نیست.

(33 – 10)

نيروي انساني در قوه­قضاييه به دو بخش كلي كارمند و قاضي قابل تقسيم است در اين قوه كارها با عوامل انساني صورت مي­گيرد و از ماشين كم­ترين بهره گرفته مي­شود. بنابراين نقش نيروي انساني در اين قوه يك نقش اساسي و بسيار مهم است. اما متأسفانه استعداد پرسنلي قوه­قضاييه بسيار كمتر از اندازه لازم است. حجم زياد پرونده­های متشكله، تعداد متناسب عوامل انساني را مي­طلبد، تحميل بيش از حد پرونده بر يك شعبه دادگاه كه متشكل از يك قاضي و حداكثر سه كادر دفتري است نتيجه­اي جز تراكم پرونده­ها و افزايش موجودي ندارد و موجب تحليل رفتن توان جسمي، روحي و عصبي كاركنان مي­شود.

(ش 65)

نیروی انسانی اعم از قاضی و کادر اداری بحد کافی در حوزه­های قضایی وجود ندارد و تعداد زیادی از پست­های مصوب خالی می­باشد و در نتیجه به جهت تراکم کاری و فقدان نیروی انسانی کافی موجبات اطاله دادرسی فراهم شود.

راهکار 1: نیازهای دادگستری استان­ها از لحاظ نیروی انسانی باید توسط هیأتی بررسی و نسبت به تأمین نیروی انسانی اعم از قاضی و کارمند بر طبق چارت تشکیلاتی اقدام شود.

(ش 68 ص 30)

راهکار: تأمین نیروی انسانی و بکارگیری نیروهای جوان و با انگیزه

از آنجا که یکی از عوامل مؤثر در بسط و توسعه عدالت در سراسر کشور در کنار توسعه تشکیلات قضایی تأمینی کادر قضایی و اداری مورد نیاز شعب می­باشد لذا سیستم قضایی کشور به رغم محدودیتها و تنگناهای موجود، می­بایست اقدامات مؤثری را در راستای جذب و تأمین نیروی انسانی بالاخص کارکنان اداری به عمل آورد.

(ش 59)

مشکل دوم: کمبود کادر اداری به ویژه در واحدهای ارشاد و معاضدت قضایی و به تبع آن مشکلات عدم طرح صحیح دعوی توسط ارباب رجوع

راهکار1: استخدام و تکمیل کادر اداری به منظور تکمیل چارت سازمانی واحدهای ارشاد و معاضدت

استخدام و تکمیل کادر اداری و اختصاص نیروهای کارآمد به منظور تکمیل چارت سازمانی واحدهای ارشاد و معاضدت قضایی یا محول نمودن امور مربوط به بخش خصوصی متشکل از حقوقدانان و وکلای مجرب با کارشناسی امور در رفع مشکل یاد شده مؤثر است.

(9 ص 37)

راهكار2: تكميل كادر شعب دادگاه­ها و دفاتر از لحاظ نيروي انساني.

(4 ص 74)

مشکل سوم: مدرك تحصيلي كارمندان در رشته­هاي غير مرتبط:

كارمنداني كه داراي مدرك تحصيلي در رشته­هاي غير مرتبط هستند نيز داراي مشكل هستند زيرا آنان احساس مي­كنند تحصيلات­شان در عمل براي آنها كارائي ندارد از اين رو احساس سرخوردگي و عدم رغبت و بي­انگيزگي در كار مي­كنند. و اين قبيل كارمندان در دادگستري ميدان را براي بروز و ظهور استعدادها و توانائي­هاي علمي خود نمي­يابند و از آنها نبايد انتظار علاقه­مندي به كار و ارائه روش­هاي نوين و ابتكار در عمل را داشت.

با توجه به اينكه علوم اداري و انجام مكاتبات دقيق و شناخت سازمان­ها و درك موقعيت مستلزم وجود اطلاعات دقيق و كافي در اين موارد مي­باشد و اين قضيه با استفاده از وجود افرادي كه داراي تحصيلات غير مرتبط با امور اداري و قضايي هستند حل نمي­شود همچنين با آموزش­هاي كوتاه مدت نمي­توان اين موضوع را حل كرد زيرا آموزش­هاي ضمن خدمت تنها براي توجيه «موردي» برخي اقدامات كارايي دارد از قبيل آشنايي با كامپيوتر يا چگونگي آمارگيري پرونده­ها، اما از اين طريق نمي­توان يك كارمند ورزيده و آشنا با تمام مسايل اداري تربيت كرد.

راهکار:

(4 ص 75)

مشکل چهارم: عدم تدوين شرح وظايف دقيق هر يك از كارمندان:

از جمله نكات مهم كه كمتر مورد توجه بوده اين است كه شرح وظايف دقيق هر يك از كارمندان دادگستري به صورت قانون تدوين و نهادينه نشده است و اگر همچنين چيزي وجود دارد به طور دقيق مراعات نمي­شود از اين رو تقسيم كار در شعبه به طور سليقه­اي صورت مي­گيرد و ما شاهد مشكلاتي به خاطر اين موضوع هسيتم زيرا هر شعبه قضايي در حكم يك اداره كوچك و مستقل مي­باشد و بايستي در مكاتبات خود با ساير مراجع اداري و قضايي كليه نكات فني در امر نگارش و انشاء و عطف و ربط نامه­هاي اداري را رعايت نمايد.

محول نمودن اين وظيفة حساس به افراد كم تجربه و يا فاقد اطلاعات كافي نتيجه­اي جز يك­سري اقدامات معيوب و مبهم به دنبال نخواهد داشت و كار قاضي نيز به منظور اصلاح مكاتبات و رفع اشتباهات امور دفتري افزايش مي­يابد و در نهايت امر ضعف كارمندان در انجام امور اداري و دفتري و دخالت مستمر قاضي در آن امور منجر به كندي كار و معطل شدن پرونده­ها خواهد شد.

راهکار: تدوین دقیق شرح وظایف هر یک از کارمندان

(16 ص 36)

مشکل پنجم : عدم نظارت مداوم و مستمر بر عملكرد كاركنان اداري:

دستور دادگاه اغلب متوجه دفتر دادگاه است و كاركنان دفتري دادگاه اعم از مدير دفتر، منشي و ثبات و بايگان موظف هستند حسب مورد با سرعت و دقت آن را اجرا كنند. توقف و تأخير در اين مرحله نيز مي­تواند از عوامل اطاله دادرسي به حساب آيد. متصديان دفتري به بهانه شلوغي تراكم كار و عدم فرصت كافي اجراي دستور دادگاه را به تأخير مي­اندازد به عنوان مثال دستور تعيين وقت رسيدگي توسط دادگاه صادر مي­شود ولي پرونده بلااقدام مدت طولاني در دفتر دادگاه مي­ماند. در زمان تعيين وقت رسيدگي متصدي دفتر با احتساب زمان مورد نياز براي ابلاغ وقت رسيدگي را تعيين نموده و اوراق احضاريه يا اخطاريه را براي طرفين پرونده تنظيم نموده اما باز در تحويل اين اوراق به واحد ابلاغ تعلل مي­شود و نهايتاً پس از تحويل به واحد ابلاغ و انجام ابلاغ اوراق مورد نظر اعاده مي­­شود اما متصدي مربوط فرصت كافي براي الصاق و الحاق اين اوراق را به پرونده پيدا نمي­كند و در زمان جلسه دادگاه قاضي گمان عدم اعاده اوراق ابلاغ مجبور به تجديد جلسه دادگاه مي­شود. دستور دادگاه به استعلام از مراجع با 15 روز تأخير ارسال مي­شود و در نتيجه پاسخ به موقع تا زمان جلسه دادگاه واصل نشده و موجب تجديد جلسه دادگاه مي­گردد. بنابراين با توجه به مثال­هاي مذكور اقدامات غير سريع و سهل­انگاري دفتر باعث اطاله دادرسي مي­گردد. امثال چنين رفتاري بسيار ديده مي­شود كه بايد با دقت بسيار و نظارت كافي با آن مقابله كرد و علي­الاصول بايد به خاطر داشت در مواردي كه براي اجراي دستور دادگاه قانون فرصتي را براي دفتر پيش­بيني ننموده دفتر بايد به فوريت اقدام نمايد و حسب روال و عرف اداري منظور از فوريت حداكثر ظرف 24 ساعت از زمان وصول دستور به دفتر مي­باشد.

(16 ص 34)

بعد از دستور دادگاه داير به تعيين وقت رسيدگي و امضاي طرفين قانون آيين دادرسي تعيين نكرده است كه اعضاي دفتر دادگاه تا چه مدت فرصت براي اجراي دستور دارند. بنابراين در عمل عدم نظارت رئيس دادگاه بر عملكرد كادر دفتري موجب مي­شود در بعضي از دفاتر دستور قضايي بدون دليل و عذر موجه روزها، هفته­ها و حتي ماه­ها بعد اجرا گردد و عملاًْ به خاطر اين تعلل و بي­توجهي كه اغلب با توجيه تراكم كار و سنگيني آن صورت مي­گيرد جريان دادرسي با تأخير و كندي ادامه يابد.

(20 ص 11)

راخکار: نظارت مستمر و مداوم بر عملکرد کارکنان اداری

يكي ديگر از راه­هاي كنترل شكل­گيري پرونده­هاي ناقص ادامه روند آمار گيري تفصيلي از فراواني اشتباهات كادر دفتري و انجام بازرسي­هاي مستمر و هدف­مند و تهيه گزارش از تلاش­هاي آنان براي تقليل اشتباهات است. آمار كور و رايج كه در تعداد وارده و مختومه خلاصه مي­شود فايده مهمي در برندارد. دادگاه تجديد نظر تهران اين نوع بازرسي و تذكر به دفاتر را از مدت­ها پيش آغاز و در پايان هر ماه ليستي از نواقص را كه بايد تا بازرسي بعدي رفع شود كتباً به مدير دفتر شعبه تحويل مي­دهد و رفع نواقص را تا بازرسي بعدي درخواست مي­نمايد كه اين اقدام نتايج مثبتي را در بر داشته است.

(27 ص 23)

مشکل ششم : نامناسب بودن ساختار تعيين وقت رسيدگي:

عوامل ريشه­اي نامناسب بودن ساختار تعيين وقت براي رسيدگي عبارتند از:

1ـ عدم نظارت قاضي براي تعيين اوقات رسيدگي. 2ـ عدم توجه متصديان تعيين وقت به زمان متناسب و مناسب براي رسيدگي به پرونده. 3ـ حجم و تراكم زياد پرونده.

(14 ص 4)

راهكار: اصلاح قوانين و مقررات در جهت كاهش عناوين موارد فوق­العاده در رسيدگي به پرونده­ها

(شماره43ـ ص 1)

مشکل هفتم: مشكلات سستي و فرسودگي بافت اداري:

«شروع رسيدگي در دادگاه مستلزم تقديم دادخواست است. دادخواست به دفتر دادگاه صالح و در نقاطي كه دادگاه داراي شعب متعدد است به دفتر شعبه اول تسليم مي­گردد».

«مدير دفتر دادگاه پس از وصول دادخواست بايد فوري آن را ثبت كرده، رسيدي مشتمل برنام خواهان، خوانده، تاريخ تسليم (روز- ماه- سال) با ذكر شماره ثبت به تقديم كننده دادخواست بدهد و در برگ دادخواست تاريخ تسليم را قيد كند». سيستم ثبت دادخواست در محاكم ما به صورت «ثبت در دفتر دادخواست­ها» مي­باشد يعني هنوز از سيستم دفتري و قديمي استفاده مي­شود.

(30 ص 17)

يكي از كمبودهاي ما زيرساخت­هاي تشکیلات اداري است كه به صورت سنتي لنگان­لنگان با اطاله دادرسي همراه است. در شهر بزرگي چون تهران ايجاد شبكه الكترونيكي يك ضرورت محسوب مي­شود. وقتي ساختار اداري به روز نيست نمي­توان خدمات روزانه از آن انتظار داشت. يك پرونده به روش سنتي از بدو تشكيل تا زمان صدور رأي فرآيندهاي گوناگون را سپري مي­كند كه اگر در هر فرآيند پرونده به چالش كشيده شود و دچار نقص شود قطعاًَ نتيجه­اي جز اطاله در امر دادرسي در پي نخواهد داشت و زمان زيادي را به خود اختصاص مي­دهد.

راهکار: استفاده از شبکه اطلاع رسانی رایانه­ای

( شماره 43 ص 1)

البته هم اكنون از رايانه نيز استفاده مي­شود كه اين امر بايد گسترش پيدا كند. يعني يك شبكه واحد رايانه­اي در محاكم وجود داشته باشد كه يك سابقه روشن از رجوع هر شخص به دادگستري، در هر دعوايي را نشان دهد. اين شبكه اطلاع رساني رايانه­اي مشخص مي­كند كه هر شخص چه نوع دعوايي در كدام دادگاه اقامه كرده است كه عندالاقتضا و در صورت طرح دعاوي مشابه در حوزه­ قضايي ديگر، به علت اعتبار امر مختومه، از اين عمل جلوگيري به عمل آيد تا از صرف هزينه­هاي زياد و تصديع اوقات دادگاه خودداري شود.

(23 ص 17)

گفتار چهارم: ساير كارمندان

مشکل اول: محول كردن دو مسؤوليت در امور اداري به كاركنان:

راهکار: خودداري از محول كردن دو مسؤوليت در امور اداري مانند بايگان و ثبات به يك كارمند به جهت جلوگيري از تأخير در پاسخ دادن به ارباب رجوع.

(36 ص 102)

مشکل دوم: عدم مواظبت و انضباط لازم در بايگاني پرونده­ها:

م 10- نامنظم بودن اوراق قضايي، در صورتي كه اوراق قضايي در پرونده به صورت منظم و با ترتيب خاص بايگاني نشود ساعت­ها وقت مي­خواهد تا قاضي به دنبال آن اوراق باشد.

راهکار: دقت در تنظيم اوراق و مرتب نمودن آنها.

(32 ص 43)

مشكل سوم: عدم وجود نظم و ترتيب در بايگاني پرونده­ها.

راهكار 1 : استفاده از رايانه در بايگاني كردن پرونده­ها و دادن نظم ترتيب به آنها.

(32 ص 88)

راهکار 2 : به کارگیری افرار مجرب در امر بایگانی پرونده­ها

بكار گيري افراد مجرب در امر بايگاني و بايگان­ها مكلف مي­شوند چنانچه پرونده­اي از حد معمول به بايگاني برگشت داده نشود مراتب كتباً به رييس دادگستري اعلام تا از قاضي مربوطه مطالبه شود.

(شماره 4 ص 5)

مشکل 3 : اصلاح سیستم بایگانی دستگاه قضایی

اصلاح سيستم بايگاني دستگاه قضايي؛ تا مردم براي پيدا كردن پرونده­هايشان دچار مشكل نشوند.

(21 ص 59)

راهکار 4 : بايگاني پرونده­ها در جايگاه خود.

(16 ص 36)

راهکار 5 : قرار دادن فهرست برای هر پرونده به منظور دسترسی آسان

قرار دادن فهرست براي هر پرونده تا هر برگي را كه محل حاجت باشد بتوان به آساني پيدا نمود.

(ش62 ص 23)

راهکار 6 : کنترل وضعیت بایگانی

وضعیت بایگانی کنترل نموده و مراقبت شود از سپردن پرونده و سوابق مراجعین جداً خودداری شود.

(ش62 ص 55)

راهکار 7 : تفکیک بایگانی از لحاظ پرونده­های جریانی از مختوم

وضعیت بایگانی از لحاظ تفکیک پرونده­های جریانی از مختومه و سال­های تشکیل و شماره­گذاری و منگنه اوراق از هر جهت مرتب و منظم باشد و اوراق و سوابق مربوط به هر پرونده در اسرع وقت از پرونده­های مربوط ضبط شود.

(ش57 ص5)

راهکار 8 : بازشماری مجدد پرونده­ها

(ش62 ص 26)

راهکار 9 : اصلاح و ساختار بایگانی جهت دسترسی آسان به پرونده­ها

نسبت به حفظ اوراق و اسناد دقت کافی به عمل آید و وضعیت بایگانی بنحوی باشد که دسترسی به پرونده­ها بفوریت انجام گیرد و از سپردن اوراق و یا پرونده­ها به اشخاص فاقد صلاحیت جداً خودداری نمایند.

(30 ص3)

مشکل چهارم: منضبط نبودن بايگاني­های راكد و عدم دسترسي سريع به پرونده­هاي استنادي (32 ص 92)

راهکار 1 : فعال كردن سيستم بايگاني راكد

ضرورت لزوم بازبيني پرونده­هاي ارسالي به بايگاني­هاي راكد دادسراها و دادگستري­ها به وسيله قضاتي كه از دقت فراوان برخوردار هستند چرا كه بسيار فراوانند پرونده­هايي كه به بايگاني راكد ارسال مي­شوند به لحاظ مسايلي از قبيل عدم ابلاغ، رفع ممنوع­الخروج بودن فرد و يا عدم فك قرار وثيقه متهم پرونده و يا عدم اعلام سابقه محكوميت كيفري محكوم عليه به مراجع ذي­­صلاح و يا عدم ابلاغ رفع توقيف از وسيله نقلیه تحت تعقيب و يا وصول نامه ­آزادي متهم از زندان و… از مواردي است كه باعث مراجعات فراوان مردم به تشكيلات قضايي مي­باشد. و اگر بازبيني پرونده­ها با دقت بيشتري مورد توجه قرار گيرد بالطبع حضور مجدد ارباب رجوع كمتر خواهد بود و يا در رسيدگي به تعداد بسيار زيادي از پرونده­هاي مطروحه در مراجع قضايي، بنا به دلايل و موارد مختلفي از طرف شاكي يا خواهان، پرونده­هاي موجود در بايگاني راكد، يا جزء مستندات پرونده در حال رسيدگي قرار مي­گيرند و يا قاضي مرجوع­اليه جهت اطلاع از اوضاع و احوال پرونده مطرح رسيدگي و حصول قناعت وجداني نياز به مطالعه و يا ملاحظه­ پرونده استنادي مورد نظر در بايگاني راكد را پيدا مي­كند، ولي به لحاظ عدم دسترسي به موقع به پرونده موجبات اطاله­ دادرسي به صورت ناخواسته فراهم مي­گردد كه با ملاحظه فعاليت دادگاه­هاي عمومي و انقلاب و به هم­ريختن سيستم دادسرا در چند سال قبل مشاهده مي­گردد وضعيت بايگاني­هاي راكد فعلي در مراجع قضايي بسيار نابسامان گرديده به نحوي كه كنترل و بر روي نظم و قاعده قرار دادن پرونده­هاي بايگاني راكد (كه هنوز تعداد زيادي ا زآنها از محل بسته­بندي خود خارج نشده­اند) از دست مسؤولين حوزه­هاي قضايي بنا به دلايل متفاوتي از جمله:

الف­ـ فقدان نيروي متخصص و كارآمد دلسوز. ب­ـ نداشتن سازو كار و فضاي مناسب جهت انتظام بخشيدن و نگهداري پرونده­هاي مذكور. ج­ـ عدم رغبت كارمندان جهت ادامه خدمت در بايگاني راكد به لحاظ عدم توجه كافي مسؤولين در اين زمينه و نداشتن مزايايي كه براي ساير كارمندان قسمت­هاي مختلف در نظر گرفته مي­شود. خارج گرديده است.

راهكار2 : اهتمام در اصلاح ساختار بایگانی راکد

اهتمام در اصلاح ساختار بايگاني راكد براي سهولت تحويل پرونده­هاي استنادي به شعب محاكم بايگاني به صورت رايانه­اي شود و با نظم دادن به بايگاني از مفقود شدن پرونده­ها جلوگيري به عمل آيد و در صورت عدم مواظبت و مفقود شدن پرونده­ با متخلف برخورد قانوني شود.

(30 ردیف 35 ص3)

لذا مي­طلبد جهت جلوگيري از اطاله­ دادرسي در مراجع قضايي نسبت به سروسامان دادن بايگاني­هاي راكد و انتظام بخشيدن به وضعيت آنها اقدام عاجل صورت گيرد تا يكي از موارد اطاله دادرسي حتي به صورت جزيي، منتفي گردد.

(30 ص4)

مشکل پنجم : مفقود شدن پرونده­ها در بایگانی­های راکد (32 ص 92) و (16 ص 57)

راهکار 1 : اصلاح ساختار بایگانی راکد

راهکار 2 : نظم دادن به بایگانی­ها

مشکل ششم : مفقود شدن برگهایی از پرونده­ها

راهکار 1 : ارسال پرونده از طریق پیک یا پست سفارشی

راهکار 2 : تحویل و تحول پرونده­ها و اسناد از بایگان قدیم به بایگان جدید

راهکار 3 : لاک و مهر نمودن سندها و ضمایم مهم پرونده­ها و اعطای رسید

راهکار 4 : بسته­بندی مناسب پرونده­ها برای جلوگیری از مفقود شدن اوراق

(30 ص 4)

مشکل ششم: عدم تايپ سريع و صحيح دادنامه­ها:

حكمي كه از دادگاه بدوي صادر مي­شود بايد ابتدا تايپ و سپس براي اصحاب دعوا ابلاغ گردد، لذا اگر امكان تايپ حكم در همان روز باشد كار به سرعت انجام مي­شود ولي در مواردي پيش مي­آيد كه تايپ و ابلاغ رأي طولاني­تر از حد معمول مي­گردد.

(30 ص4)

گاهي نوشتن و تايپ دوباره يك رأي سه ماه كار را به عقب مي­اندازد.

راهکار : نظارت بر تایپ سریع و صحیح دادنامه

(33 ص102)

راهکار 2 : استفاده از رایانه در تایپ دادنامه­ها جهت تسریع در کار

تايپ به وسيله ماشين تحرير با توجه به مكانيكي بودن آن كند است و غلط­گيري اين احكام وقت­گير است براي بهتر و سريع­تر شدن اين مرحله استفاده از رايانه و تايپ رايانه­اي احكام ضرورت دارد.

(26 ص11)

راهکار 3 : آموزش لازم به تمام مسؤولين اپراتور بلحاظ آشنايي با امورالفاظ حقوقي داده شود.

راهکار 4 : طراحي و ارائه فرم مربوط به رأي

(ش54 ص 3)

راهکار 5 : افزایش نیروهای آشنا به تایپ و رایانه

1. 1. بخش نامه شماره 7037/ح/33947ـ 3/8/1337.

   چون بعضي از دادگاه­ها و دادسراها در موقع تعيين اوقات دادرسي و تجديد وقت دقت لازم را معمول نداشته و گاهي بدون مراجع به تقويم رسمي اقدام به تعيين وقت مي­نمايند كه تصادفاً وقت مقرره مصادف با روز تعطيل رسمي مي­گردد، و به اين علت انجام دادرسي و رسيدگي غير مقدور شده و موجب تأخير رسيدگي به دعاوي و اتلاف وقت مي­گردد. بنابراين ياد آور مي­شود كه مراتب لازم معمول داريد كه تعيين اوقات رسيدگي قبلاً به تقويم رسمي مراجعه شود. ↑